La gestion à l'Affaire dans Altior

Bienvenue dans la Communauté Altior !

Suivre précisément les coûts, les marges et les délais d'un projet, c'est souvent casse-tête. C'est pourquoi, chez Altior, nous conseillons toujours d'opter pour la : gestion à l'Affaire.

Une Affaire dans notre ERP, c'est : organiser son activité autour de projets concrets — plutôt que de traiter chaque commande, chaque achat, chaque fabrication comme des événements isolés. Chaque affaire devient ainsi une unité de pilotage à part entière. Elle porte ses propres objectifs, ses propres délais, ses propres ressources.

Sans plus tarder maintenant, voyons un peu comment structurer votre première Affaire dans Altior 👇

Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement : 

Commencer par créer une affaire

La création d'une affaire repose sur quelques étapes de base, très faciles à prendre en main. Commencez par saisir dans la recherche : Affaire OU Projet. Puis cliquez sur .

Suite à quoi, s'ouvre l'écran de l'Affaire. Celui-ci se compose d'un formulaire tout simple. Indiquez-y les éléments structurants comme : la Désignation, la période de réalisation (Date de début, Date de fin), le Budget prévisionnel (voir l'article Suivre une affaire), le Client concerné, l'Adresse du client.

C'est aussi à ce stade que vous pouvez renseigner : 

• s'il s'agit d'un projet Interne, pour la création d'un prototype par exemple,

• s'il y a un Emplacement par défaut.

: Un conseil de la part de nos équipes : activez le compteur automatique dans les paramètres de votre ERP pour uniformiser la création de vos affaires. Cela simplifie largement leur recherche.

👉 Pour en savoir plus, consultez notre article : Paramétrage : apprenez à configurer Altior | Compteurs

Une fois créée, votre Affaire est disponible dans la recherche en tapant sa Référence, sa Désignation, ou le Client qui lui est associé.

Démarrer une affaire

Après avoir créé une affaire, et avant de pouvoir lui affecter une pièce, vous devez la Démarrer. Pour cela, cliquez sur le bouton .

Celui-ci ouvre pour vous un écran dans lequel vous n'avez qu'à saisir la date de démarrage de votre affaire. Puis cliquer sur DÉMARRER.

: Une affaire qui n'est pas démarrée ne peut pas être liée sur vos pièces de flux. Même plus loin, elle ne remonte pas quand on cherche à la lier à une ligne de devis, une fiche équipement, etc. Alors, attention à bien penser à les démarrer pour ne pas créer de doublon par erreur.

Vie et statuts d'une affaire

Une affaire suit un cycle de vie. À sa création elle est placée En attente, mais au fur et à mesure de son avancement ce statut peut évoluer : démarré, en cours, etc.

Cette gestion des statuts permet à vos équipes de savoir immédiatement si une affaire est active, terminée, ou mise en pause. C'est une vue granulaire qui est essentielle pour l'organisation et la planification de vos projets. 

Où retrouver ce statut ?

• Sur une Affaire, vous retrouvez le statut en bas à gauche des informations générales ;

• Sur la recherche :
  • une petite pastille de couleur (ex : ) vous indique l'avancement de l'affaire ;
  • des filtres vous permettent d'affiner la pertinence des résultats en ciblant sur leur statut ()

Quels sont les différents statuts ?

Affecter une affaire à des pièces

Dès qu'une affaire est créée (et "Démarrée"), toutes les pièces commerciales, d'achats et/ou de production peuvent y être rattachées. 

Pour cela rien de plus simple, il suffit de repérer le champ Affaire disponible un peu partout dans les formulaires de création de pièce (devis, commande, OF, acompte, etc.).

Ce lien permet : une meilleure traçabilité, une agrégation automatique des prix (coûts, marges et montants), des accès rapides aux différentes pièces qui composent chaque affaire.

: Chaque pièce, ainsi liée, permet de compléter votre projet. Prendre l'habitude de faire ce lien permet de recenser toutes les pièces relatives à la même affaire et permet de les analyser dans le Suivi d'affaire.

Comment lier une affaire ?

D'abord, ce qui est bon de noter c'est que : lorsqu'une ligne de devis, de commande (etc.) est liée à une affaire, celle-ci reste liée sur toutes les pièces qui suivent. Cette héritage automatique reste très pratique !

Créer des pièces depuis l'affaire

Une bonne pratique, qui aujourd'hui reste sous-exploitée, c'est la création des pièces de gestion commerciale (gesco) depuis l'écran d'affaire.

Eh oui ! Créer votre devis depuis l'Affaire permet de lier automatiquement cette dernière à toutes vos lignes. Et en plus de ça c'est super simple parce qu'avec un seul clic, sans avoir à lancer la recherche, vous pouvez choisir quelle pièce créer parmis une liste de 7 raccourcis de fonctionnalités !

Affecter une Affaire à la création d'une pièce

Autrement, vous avez toujours la possibilité de lier vos affaires en passant par le champ Affaire disponible dans le formulaire de création de n'importe quelle pièce de gestion commerciale et de fabrication.

Pour cela une recherche vous permet de rechercher votre affaire, via sa référence ou sa désignation, et de la rattacher à votre pièce.

Ajouter une Affaire sur une ligne

Enfin, vous avez la possibilité de venir affecter une affaire sur une ligne spécifique. Sur les écrans de gesco notamment, vous devez cliquer sur le bouton en bas de l'écran puis de rechercher l'affaire souhaitée, pour venir l'associer à cette ligne.

: Avec , ajoutez/modifiez comme vous souhaitez plusieurs lignes simultanément sans contrainte. 
Il active un centre de contrôle dans lequel vous pouvez retrouver différents icônes (comme la Duplication en masse de lignes ou la Suppression multi-lignes) et notamment celui du Changement de toutes les lignes sélectionnées ().
Le choix des valeurs à ajouter/modifier est alors très large.

Suivre une affaire : montants, marges, délais

L'écran de l'Affaire est composé de 2 onglets essentiels : le Suivi d'affaire et le Bilan d'affaire. Ces onglets sont là pour suivre l'historique de votre projet.

De ces deux tableaux de bord, vous retrouvez : 

• les Montants (revenus, dépenses et marges) réalisés depuis les premières pièces qui lui ont été rattachées.

• les pourcentages d'avancement de la vente, de l'achat et de la fabrication, par rapport aux objectifs de budget et de temps que vous vous étiez fixés.

• une liste détaillée des pièces liées, avec un détail de quantité, de montant et de délais, propre à chaque ligne.

• et les derniers mouvements en date, selon qu'ils ont du Reste à recevoir/livrer, un Coût estimé, une Dépense réalisée, etc. (Bilan d'affaire).

Analyser sa donnée : Suivi d'affaire vs Bilan d'affaire

Le Suivi d'affaire permet de visualiser les taux d'avancement en :	Le Bilan d'affaire présente une liste des mouvements (achat, vente, prod.) à date :
Vente = montant commandé / budget de recette	Permet de visualiser les achats et ventes sous forme de ligne, et de filtrer ceux-ci ()
Livraison = montant livré / commandes	Permet de télécharger la liste ()
Facture de vente = montant facturé / montant commandé	Permet de visualiser la liste sous forme de graphique () en terme de :
Ordre de fabrication = coût des OF réel / coût des OF théorique	Dépense réalisée
Ordre de fabrication = temps des OF réel / temps des OF théorique	Coût restant & Coût réalisé sur l'OF
Achat = montant commandé / budget d'achat	Dépenses, Reste à recevoir & Réalisé en Achat
Réception = montant réceptionné / montant commandé	Recettes, Reste à livrer &Réalisé en Vente
Facture d'achat = montant facturé / montant commandé	Marge
-	Recette prévisionnelle
-	Coût prévisionnel
-	Montant par Période

: Comment sont intégrés les coûts des produits dans une affaire ?
Le suivi financier d'une affaire dépend directement du mode de gestion défini dans la fiche article*. Ce qui faut comprendre par-là, c'est que pour faire évoluer les coûts d'une affaire il faut en amont, dans la fiche produit, indiquer une mode d'approvisionnement. 
Et dans ce cas-là, deux choix s'offrent à vous : 

• Avec une gestion des coûts à la commande, le coût est intégré dans la section Achat de votre affaire, la valeur étant récupérée depuis la ligne de commande d'achat (dans les colonnes 

• Avec une gestion des coûts sur stock, le coût de l'article dans votre ordre de fabrication est intégré à la section Ordre de fabrication (coût réel sur théorique).

Ensuite, vous avez les "Coûts sur affaire" quand vous êtes en production. Ceux-ci sont légèrement différents puisque vous pouvez directement les modifier en changeant les coûts des composants de vos prod.** 
Et dans ce cas-là, 2 possibilités : 

• Si la fiche produit est paramétrée en Gestion à la commande, les coûts sont intégrés à la commande fournisseur.
• Si le produit est en Gestion sur stock, les coûts ne sont valorisés qu'à la consommation réelle dans les OF.

De cette manière, l'affaire catégorise automatiquement les dépenses et coûts des composants qui ont été achetés de ceux qui ont été consommés. Cela reste très pratique mais il faut avoir l'œil !

* Astuce métier : vérifiez systématiquement les modes de gestion de vos fiches articles. Une configuration adaptée garantit un suivi d'affaire plus juste et plus de fiabilité pour l'analyse de vos marges.
** Pour en savoir plus, nous vous conseillons de lire : La fiche produit dans Altior | Approvisionnement

Comment se manipule le Suivi d'affaire ?

Apprendre à bien manipuler le Suivi d'affaire est essentiel. C'est l'allié du pilotage quotidien. Il peut sembler complexe mais il est en réalité très complet !

Pour l'exemple, mettons que vous souhaitez consulter la liste des commandes d'achats liés à votre affaire.

• Si vous souhaitez suivre l'état de santé général de votre projet, il vous suffit de jeter un coup d'œil au graphique des : Revenus, Dépenses et Marge. 
  Configuré sur les mouvements de budget en entrée/sortie et les périodes d'imputations, il aide à se faire une idée synthétique du projet et de sa santé.

Vous pouvez sélectionner la vue Quotidienne, Hebdomadaire (par défaut) ou Mensuelle.

• En survolant avec la souris les pourcentages, juste au dessus, vous vous apercevrez qu'une synthèse vous est proposée. Elle vous donne le montant exact consommé sur vos budgets prévisionnels, vous indique le forfait théorique encore disponible pour vos productions…

• Et au clic dessus, vous pouvez ouvrir une liste complète des pièces d'achat, de vente et de fabrication, pour une analyse plus détaillée des éléments qui se cachent derrières.

Vous pouvez filtrer les résultats à partir des Désignations, des types de pièce, etc.

: Pour revenir sur le graphique, cliquez sur , en haut à droite du tableau.

Comment se manipule le Bilan d'affaire ?

Rien de plus simple ! Le Bilan d'affaire possède sa propre fonctionnalité dédiée dans Altior, regroupant à la fois le bilan à l'Affaire et le Bilan multi-affaires. 

Vous pouvez y accéder très facilement depuis la Recherche Altior (via la vignette Bilan d'affaire et multi-affaire) ou directement depuis n'importe quelle affaire grâce au bouton de raccourci Bilan de l'affaire présent dans la barre latérale.

Le Bilan d'affaire

Lorsque vous ouvrez le Bilan d'affaire, l'écran se compose d'un tableau de mouvements (à date) structuré en trois grandes sections : Achat, Production et Vente.

• Périodicité et tri : Chaque ligne correspond à une période de temps. Vous pouvez configurer la plage d'analyse sur une vue Quotidienne, Hebdomadaire (par défaut) ou Mensuelle. Le bilan est trié par date décroissante, affichant ainsi les mouvements les plus récents en premier.

  

• Variations et indicateurs : Le tableau met en évidence l'évolution de vos indicateurs (Marge réalisée, Marge projetée, Coût réalisé, Coût projeté) d'une période à l'autre à l'aide de codes couleurs visuels (vert ou rouge) pour identifier immédiatement vos performances et vos points de vigilance.

  

Le Bilan Multi-affaires

Le Bilan multi-affaires permet de prendre de la hauteur et de suivre la rentabilité de votre portefeuille de projets (au client, à la période…). Depuis la même interface, vous pouvez sélectionner et afficher plusieurs affaires en même temps.

• Recherche et filtres : Vous pouvez facilement cibler les affaires à afficher grâce à des filtres avancés (par Statut de l'affaire, Client, Dates de démarrage/clôture, ou encore via vos Champs personnalisés).

  

• Consolidation des données : Le tableau consolide l'ensemble des Marges, Coûts et recettes des affaires sélectionnées sur une même vue.

• Regroupement et tri : Vous pouvez grouper les lignes en fonction des informations des affaires (Statut, Client, Interne/externe) ou de vos Champs personnalisés ↗︎, et trier le bilan sur n'importe quelle colonne pour personnaliser votre analyse.

  

: Pour contrôler vos restes à facturer (achat ou vente) sur une date facturée, pensez à cliquer sur , à côté de l'entête de colonne. Celui-ci déplie un détail sur vos prix*.

* Pensez à Ajuster les colonnes, avec un clic-droit, et à Épingler à gauche la colonne des dates, avec . La lecture de vos lignes sera plus agréable.

Comprendre les montants en ouvrant l'écran de détail

Avec Altior vous analysez vos montants en profondeur et en toute transparence ! 🥇

Dans le Bilan d'affaire/BIlan Multi-affaires, si vous souhaitez comprendre comment est calculée la valeur d'une case, il vous suffit de cliquer sur la cellule en question. 

Une fenêtre de détail s'ouvre alors et vous liste l'ensemble des pièces (commandes, factures, Réceptions, Ordres de fabrication, déclarations...) qui viennent consolider le montant de cette cellule.

Ces lignes sont regroupées par pièce pour faciliter la lecture et triées par date de prise en compte. Depuis cet écran de détail, vous retrouvez la Désignation, le Statut, la Date et le Montant imputé de chaque pièce, avec la possibilité de cliquer sur les références pour ouvrir directement les documents et obtenir encore plus d'informations.

: Pour en savoir plus maintenant, n'hésitez pas à consulter notre article sur le sujet, intitulé : Optimiser le pilotage de vos projets : Tout savoir sur le bilan d’affaire et bilan multi-affaires ↗︎.

Les bons réflexes pour bien gérer vos affaires

Pour tirer tous les bénéfices de votre ERP et de son Affaire, quelques bonnes habitudes peuvent vraiment faire la différence.

• Toujours créer l'Affaire dès le début du projet. Qu'il s'agisse d'une simple demande de prototype ou d'un projet commercial complet, c'est bien de commencer par créer votre affaire. De cette manière, vous pourrez la lier dès l'étape de chiffrage. Ça vous évitera d'avoir à le faire péniblement plus tard 💡

• Ça peut paraître évident mais il faut bien penser à rattacher systématiquement toutes les pièces que vous créez. Vous pouvez même mettre en place une procédure en interne dans laquelle vous demandez à ce que vos collaborateurs passent par l'affaire pour créer leurs flux 👩‍💻

• Créez et activez les Champs personnalisés (↗︎ En savoir plus). Vous pouvez ainsi enrichir vos projets en indiquant le gestionnaire en charge du projet, en créant des familles de projets… 🫆

• Toujours bien penser à clôturer vos Affaires. Votre historique n'en sera que plus propre. Et les résultats de recherche ne remonteront vraiment que les projets encore en cours.

Et voilà vous savez tout sur La gestion à l'affaire dans Alior. Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur les fonctionnalités d'Altior.

En savoir plus

Les statuts de l'Affaire

Pour rappel, si vous ne vous souvenez pas quel statut fait quoi 👇

Qu'est que ça implique de rendre l'Affaire obligatoire ?

Parfois il arrive que des devis, des commandes, des acomptes soient créés sans affaire. Simplement parce que c'est un oubli, ou bien parce qu'on choisit de créer l'Affaire qu'après…

Seulement dans ces cas-là, les conséquences sont : l'impossibilité de faire un suivi propre du budget alloué au projet, des erreurs dans les marges et dans les délais qui peuvent mettre en périles la stabilité économique de l'entreprise, ou même des pièces et des stocks perdus faute de rigueur ou d'oubli.

En passant l'Affaire obligatoire, vous imposez à vos équipes plus de précision dans leurs missions. C'est un filet de sécurité. 

Ce qui s'apparente à un petit paramétrage, il change tout en réalité. Vous éliminez la bête noire que sont les oublis. Vous garantissez une traçabilité parfaite. Et surtout, vous imposez à tous que l'ERP doit refléter en tout temps les activités de l'usine.

C'est un vrai gage de fiabilité pour vos analyses financières ! Vos marges et vos bilans deviennent largement plus représentatifs de la réalité, ce qui soulage de certains angles morts toute votre stratégie.

👉 Pour en savoir plus, consultez notre article : Comment rendre une affaire obligatoire ?

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