Bienvenue dans la Communauté Altior !
À l’issue de la lecture de cet article, le paramétrage d'Altior n'aura plus de secret pour vous.
Accès aux paramètres
En qualité d'Administrateur, vous pouvez configurer la plupart des pièces et des champs d'Altior (listes déroulantes, comptabilité, champs personnalisés…).
Pour accéder au paramétrage Altior, cochez "Paramètre" dans la zone Affichage avancé de vos filtres, sur la gauche de votre écran :
Tous les types de données paramétrables s'affichent.
Cliquez sur le type de paramètre qui vous intéresse pour accéder directement à sa présentation :
- Type d'entrées/sortie manuelles
- Textes complémentaires des produits et services
- Taxes
- Paramétrage de l'ordre de fabrication
- Paramétrage de la fiche équipement
Paramétrage du tiers
Le paramétrage du tiers s'effectue sur une seule fenêtre. Pour cela, cliquez sur Paramétrage du tiers :
Ici, vous pourrez déterminer le paramétrage de l'ensemble des tiers : moraux et physiques. Pour chaque section, ajoutez un élément en cliquant sur ce logo :, renseignez les champs puis validez la création en cliquant sur :
.
Formes juridiques et civilités
Ce paramètre permet de définir les civilités des personnes physiques ainsi que les formes juridiques des personnes morales.
Pour chaque élément créé, le titre complet et l'abréviation sont à préciser.
Les civilités et formes juridiques créées apparaîtront dans la liste déroulante correspondante lors de la création d'un nouveau tiers (particulier ou professionnel).
Types de téléphones et types de mails
Pour compléter le plus précisément possible les coordonnées d'une fiche tiers, il est primordial de définir en amont les différents types de mails et types de téléphones. Il vous suffit de renseigner le nom du type :
Vous retrouverez ces types dans les listes déroulantes des coordonnées de la fiche tiers :
Types d'URLs (Liens)
Outre le numéro de téléphone et une adresse mail, vous pouvez renseigner un lien internet sur la fiche de vos clients et fournisseurs. Il peut s'agir du site web ou d'un portail client/fournisseur partagé par exemple.
Rôles des collaborateurs
Définissez ici les différents rôles des collaborateurs internes (commercial, chargé d'affaires, etc.) et externes de votre entreprise (revendeurs, prescripteurs, etc.). Sur les tiers au profil collaborateur, vous pouvez sélectionner le rôle parmi la liste déroulante.
Rôles des contacts
Cette fonctionnalité permet de compléter la liste déroulante des rôles de contacts de la fiche tiers :
Vous pouvez par exemple définir la fonction professionnelle du contact : Commercial, comptable, acheteur, etc. Un tiers peut endosser différents rôles selon le contexte. Ainsi, le rôle sera à spécifier sur chaque fiche client ou fiche fournisseur.
Types d'entrées/sorties manuelles
Ce type permet de catégoriser le mouvement afin de comprendre au mieux sa raison lors de la consultation du détail des mouvements. Cette information est à renseigner à la création de chaque nouvelle entrée ou sortie manuelle.
Note : Une fois le type d'entrée/sortie manuelle créé, il n'est pas possible de le supprimer. Seule sa modification est à ce jour possible.
Champs personnalisés
Ce paramétrage permet de créer des champs supplémentaires qui ne seraient pas présents dans le standard d'Altior et ce, pour la majorité des pièces existantes actuellement sur Altior. Chaque champ personnalisé est attaché à une section dans votre pièce. Il est possible d'ajouter une hiérarchie sur certains champs. En d'autres mots, il est possible de faire afficher des champs en fonction des saisies précédentes.
Prenons l'exemple de caractéristiques que nous souhaiterions définir à chaque nouvelle création de produit. Pour cela, cliquez sur (si vous n'avez aucun champ personnalisé sur vos produits) ou sur
puis
.
Commençons par nommer la section qui apparaîtra au bas de la fiche produit lors de sa création.
Définissons ensuite plusieurs champs personnalisés tels que la couleur, la longueur ou encore la matière du produit.
Note : Remarquez ici que les champs "longueur" et "profondeur" sont recherchables, donc vous pouvez retrouver vos produits dans la recherche Altior via ces informations. Pour plus de détails, nous vous invitons à lire notre article dédié.
Pour chaque champ, un code (facultatif et unique) peut être attribué ainsi qu'un type de champ (Liste déroulante, Nombre, Oui/Non, Texte).
Il est également possible de rendre obligatoire la saisie de l'un des champs personnalisables.
Dans le cas d'une Liste, plusieurs valeurs peuvent être définies. Ici, le produit peut être décrit comme bleu, noir ou rouge.
Libre à vous de rendre l'une de ces valeurs implicite en cliquant sur le cercle "Défaut" correspondant.
Lorsque toutes les informations de votre champ personnalisé sont saisies, n'oubliez pas de valider sa création en cliquant sur ce bouton.
Dans le cas d'un champ personnalisé de type Nombre, plusieurs informations peuvent être saisies, notamment la valeur par défaut, le nombre de décimales requis ou encore des bornes. Il est également possible de définir un préfixe ou un suffixe. Ici, nous choisissons d'exprimer la longueur en mètres.
Un champ personnalisé peut aussi être de type Texte. La configuration du champ vous permet de renseigner une valeur par défaut, c'est-à-dire une phrase qui introduira systématiquement le champ "Infos supplémentaires" à la création du produit. Un nombre maximum de caractères peut aussi être défini.
Un champ personnalisé Oui/Non, aussi appelé booléen, permet de définir une variable à laquelle on peut répondre uniquement "oui" ou "non".
Pour affiner la catégorisation des produits, nous pouvons utiliser la 3ème section de notre formulaire : la hiérarchie.
Ici, nous souhaitons préciser le type de bois du produit uniquement lorsque celui-ci est fait en bois.
Pour cela, il suffit d'ajouter un champ personnalisé listant les différentes essences de bois que notre entreprise utilise.
De retour dans la catégorie hiérarchie du formulaire, assignons un parent au champ "Essence de bois". Nous sélectionnons le champ "Matière" puis la valeur "Bois".
À noter que seuls les champs personnalisés de type Liste et Oui/Non peuvent être désignés comme parent.
Dans la configuration ci-dessus, le champ personnalisé "Essence de bois" ne s'affichera que si la valeur "Bois" a été sélectionnée dans le champ "Matière".
Compteurs
Le paramétrage des compteurs de pièces (devis d'achat, facture de vente, etc.) généré par Altior est modifiable. Vous pouvez le formater à votre convenance dans cet encadré.
Nous souhaitons ici modifier le compteur de la livraison.
Le compteur est divisé en trois parties.
Chaque partie peut être au choix :
- Un texte alphanumérique (préfixe ou suffixe)
- L'année (2021)
- L'année courte (21)
- Le mois
- L'exercice comptable
Les parties sont suivies d'une séquence de 1 à 6 chiffres ; le nombre de chiffres est paramétrable par vos soins.
La dernière option permet d'indiquer le mode de remise à zéro. Dans notre exemple, la remise à zéro se fait mensuellement. Sur les factures, elle est réalisée sur l'exercice comptable.
Étiquettes
Les étiquettes permettent d'attribuer des mots-clés aux tiers, aux produits et aux services. Vous pouvez en ajouter manuellement ou les renommer depuis l'espace d'administration.
Les étiquettes permettent de filtrer votre recherche. Pour cela, lors de votre recherche, rendez-vous dans la section "Etiquettes" et cochez les tags qui vous intéressent :
Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette, à la volée, lors de l'ajout d'un produit, service ou tiers. Écrivez directement dans le champ "Etiquette" l'expression que vous souhaitez ajouter et cliquez sur le bouton "+" :
Note : Une fois l'étiquette créée, elle peut être supprimée que si elle n'est attribuée à aucun tiers, produit ou service.
Textes complémentaires des produits et services
Par défaut, Altior vous permet de saisir deux types de textes complémentaires pour les produits et services sur les différentes pièces du flux. Il s'agit du :
- Texte chapitre : il s'affiche au-dessus de la ligne article sur l'édition
- Texte ligne : il s'affiche au-dessous de la ligne article sur l'édition
Il est également possible d'ajouter de nouveaux types complémentaires en personnalisant le nom. Les textes complémentaires de produit et ceux de service sont dissociés ; vous pouvez donc créer des types différents pour les produits et pour les services. Tous les types que vous ajouterez seront affichés sous la ligne d'article.
Lors de la création ou de la modification de votre pièce de flux (une facture d'achat par exemple), vous pouvez ajouter un texte complémentaire en appuyant sur ce logo :
En survolant le logo avec votre souris, vous obtenez l'aperçu de votre texte tel qu'il apparaîtra à l'édition (police, couleurs, mise en forme) :
Les textes complémentaires apparaîtront ensuite sur votre PDF d'impression :
Moyens de paiement
Le moyen de paiement est utilisé pour créer les conditions de paiement. Libre à vous de renseigner l'ensemble des moyens de paiement utilisés au sein de votre entreprise. Vous pouvez ajouter à tout moment de nouveaux moyens de paiement.
Conditions de paiement
Pour ajouter une nouvelle condition de paiement, vous devez saisir un nom et sélectionner le moyen de paiement associé.
Vous devez également saisir le délai d'échéance (en nombre de jours). Vous pouvez également sélectionner le jour du mois de facturation ou l'option "Fin de mois" si besoin. Toutes ces informations permettent de calculer la date d'échéance des factures.
Vous pouvez créer autant de conditions de paiement que nécessaires.
Exercices comptables
Le paramétrage des exercices comptables est étroitement lié aux compteurs. Par défaut, le compteur des factures est remis à zéro à chaque exercice comptable. Ce paramétrage peut être étendu sur d'autres pièces. C'est ici que vous définirez le nom, le code (utilisé pour le formatage des compteurs), ainsi qu'une date de début et de fin.
Selon le paramétrage défini dans la catégorie "Compteurs", la fin de l'exercice comptable peut donc déclencher la remise à zéro du compteur.
Plan comptable
Le plan comptable contient la liste des comptes utilisés à la création des écritures comptables. Vous renseignez ici le nom du compte ainsi que le code comptable associé :
A l'ajout d'un nouveau compte, il sera automatiquement rangé dans la classe détectée.
Vous pouvez à tout moment ajouter, modifier ou supprimer des comptes.
Taxes
À la création de chaque taxe, sa désignation et sa valeur sont à renseigner. Il n'y a pas de limite de création de taxes. Le nom s'affichera sur les éditions et pourra être utilisé pour faire des regroupements dans l'export de recherche (commandes, factures…).
Pour chaque type de taxe, le code comptable est à renseigner selon la pièce créée. Vous devez renseigner le code comptable de chaque taxe pour les pièces suivantes : la facture d’achat, la facture de vente, l’acompte et l'avoir. Le code comptable renseigné sera ainsi automatiquement pré-saisi sur les entrées comptables des pièces. Voici un exemple des informations saisies pour la TVA :
Cas particulier de l'acompte qui dispose à la fois du compte "Facture de vente" et "Acompte de vente" : En effet, lorsqu'un acompte est créé, la TVA collectée (pour les prestations de services) est basculée dans un compte de TVA à régulariser. La régularisation se fera automatiquement sur la facture de solde.
A chaque modification détectée, la flèche à droite de l'encart devient orange. Cliquez dessus pour sauvegarder les modifications : .
Remises et majorations
La création d'une nouvelle remise ou d'une nouvelle majoration est réalisée à travers trois onglets :
- Remise ou majoration : Il s'agit de son identification avec son type, sa désignation et sa valeur. La valeur peut être exprimée en pourcentage ou en montant. Il s'agit d'une valeur par défaut qui pourra être modifiée sur le flux.
- Comptabilité : L'onglet permet de saisir les comptes comptables associés à une remise globale. Les comptes associés seront pré-saisis sur les factures.
- Utilisations : En choisissant l'option globale, vous pourrez affecter la remise ou majoration en pied de pièce (sur l'ensemble d'une commande par exemple). En choisissant l'option à la ligne, elle pourra être affectée sur une ou plusieurs lignes d'une pièce. Il est possible de cocher les deux options. Une remise ou majoration peut être désactivée pour ne plus apparaître dans les choix.
Alternatives
Une alternative de fabrication est une façon de produire. Pour un même produit, il est possible d'avoir plusieurs façons de produire (en interne ou en sous-traitance par exemple). L'alternative permet alors de différencier les nomenclatures et gammes.
L'alternative de nomenclature par défaut est "PRINCIPALE". Vous pouvez en créer d'autres, par exemple "SECONDAIRE" pour ajouter de nouvelles façons de produire. Tout comme pour les produits et les services, vous pouvez choisir de rendre invisible une alternative en actionnant le bouton poussoir correspondant.
Relais SMTP
Vous pouvez définir un ou plusieurs relais SMTP dans cette section. Plusieurs informations sont à renseigner. C'est ici que vous indiquerez notamment l'adresse mail à partir de laquelle seront expédiés les mails envoyés depuis Altior.
N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez de l'aide sur les informations à saisir. Une modification erronée peut suspendre les envois de mail depuis Altior.
Le bouton ci-dessous permet de tester le bon fonctionnement du relais SMTP.
Si le service de mail sélectionné fonctionne correctement, un message vert apparaît en haut à droite de votre fenêtre :
Configurations d'import
Altior met à disposition un import de nomenclature et un import d'articles tous deux standards paramétrables. Avant votre premier import, vous devez configurer le format de fichier d'import dans l'espace d'administration.
Pour en savoir plus, des articles dédiés ont été rédigés. Consultez-les en cliquant ici pour l'import de nomenclature et ici pour l'import d'article.
Paramétrage de l'ordre de fabrication
C'est ici que vous pourrez ajouter, modifier, désactiver et supprimer les types de rebut et les opérateurs de vos ordres de fabrication.
Paramétrage des impressions
Cette vignette de paramétrage vous permet, pour chaque pièce imprimable d'Altior, et pour chacun des modèles d'impression associés, de faire apparaître vos champs personnalisés sur ces derniers.
Paramétrage du chiffreur
Cette fenêtre vous permet de modifier les taux de marge par défaut des cinq types de ligne du chiffreur Altior. C'est aussi ici que vous pourrez décider du caractère obligatoire de l'affaire pour vos chiffrages.
Pour plus de précision sur cette section nous vous redirigeons vers l'article correspondant dédié à la fonctionnalité de chiffrage Altior.
Paramétrage de la fiche équipement
Vous pouvez y définir les différents motifs de destruction d'une fiche équipement mais aussi si l'affaire doit être obligatoire sur cette pièce.
Paramétrage des garanties
Vous y trouverez la liste de toutes les garanties possibles pour la manipulation des pièces du SAV. Une garantie est constituée d'une désignation, d'une durée et d'une période.
Paramétrage des pièces
Ce paramétrage correspond au valeur par défaut des flux vente et achat. Vous y trouverez la taxe par défaut à appliquer aux pièces du flux achat et du flux vente.
Ensuite se trouve le type de remise qui doit être appliqué quand on rentre un taux de remise sur un client ou un fournisseur.
Enfin la fenêtre vous permettra de définir une valeur par défaut du délai de validité des devis en jours mais également et surtout si l'affaire doit être obligatoire sur les pièces dans Altior.
Vous savez désormais tout du paramétrage Altior ! N'hésitez pas à consulter les articles de la Communauté Altior pour découvrir l'ensemble des fonctionnalités Altior.