Créer un devis et chiffrer des lignes avec Altior

Bienvenue dans la Communauté Altior ! 

En gestion commerciale, le Devis de vente c'est LA pièce pivot. Il permet à la fois de chiffrer précisément, de sécuriser une marge et d'organiser les achats et fabrications. C'est le document qui cristallise les échanges.
C'est la pièce qui, comme un brouillon, vous permet d'adapter vos projets aux demandes du client. Mais saviez-vous qu'il peut être complété par des études chiffrées. Et c'est en cela qu'il est un outil aussi central.

Quand vous utilisez le duo devis-chiffreur, simultanément, vous faites de votre devis une pièce vraiment solide, pour toute la suite de votre cycle industrialo-commercial.

Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement : 

Le Devis de vente

Lorsque vous recevez un plan ou une demande de projet de la part de votre client, mais que vous n'en connaissez par encore le prix ou que vous ne savez pas totalement quels seront les prestations qui l'accompagneront, faire un devis c'est LE bon réflexe.

Vous consignez ainsi le projet et les récurrents dont votre client a besoin, directement dans l'ERP.

: Si la demande de votre client concerne un produit qui n'est pas un récurrent, nos équipes vous invitent à commencer votre flux directement depuis un Chiffreur. 
Celui-ci vous permettra de monter plus rapidement une offre de prix, grâce aux chiffreurs modèles ↗︎.

Créer un devis de vente

Comme pour l'ensemble des pièces Altior, vous avez plusieurs façons de créer un devis :

• Depuis la recherche : La première manière est de rechercher "Devis de vente" ou tout simplement "Devis" ou encore "Vente".
  

• Depuis un favori : Ou bien encore plus simplement depuis un favori (présent de base dans Altior si vous l'avez retiré passez par l'engrenage en bas à droite de votre écran).
  

1001 façons de compléter les lignes d'un devis ☝️

Monter un devis avec des prix à 0

Lorsque vous saisissez un devis client mais que vous ne connaissez pas encore le prix de vente final, vous pouvez tout à fait créer une ligne d’article avec un prix à "0,00". Comme ça vous pouvez tout de même ajouter votre ligne de devis.

Pour cela, c'est tout simple : 

• Saisissez le nom de votre produit dans la cellule Désignation.

• Puis Tabluez OU cliquez en dehors de la cellule pour enregistrer votre saisie.

• Renseignez ensuite une Quantité et une Unité (si nécessaire).

• Enfin saisissez "0" dans les colonnes de prix et de coût. 

Pour ajouter une ligne à votre devis, cliquez sur en bas à gauche du devis.

Les articles non-codifiés

Quand vous montez vos devis, Alitor permet aussi d'ajouter des lignes dites non-codifées ↗︎.

Comment on utilise un article non-codifé dans Altior ?

À la saisie, vous pouver juste compléter un devis tout en étant au téléphone avec votre client, sans avoir forcément besoin que tous les produits et services soient biens créés au préalable 💡

Pour cela, il vous suffit de monter vos devis comme ça à la volée, puis d'y revenir ensuite.

• Soit pour compléter vos prix et créer vos articles ;

• Soit pour monter un chiffrage, via l'icône , et faire une étude complète du projet.

: Quoi qu'il arrive, Altior vous demandera de bien vouloir créer vos articles pour pouvoir les passer en commande. Alors pas d'inquiétude, vous pouvez fatiguer la fonctionnalité ✨

: Notez que le service non-codifié fonctionne exactement pareil, qu'il vous suffit de créer une ligne sur un type service et de tabuler pour sortir rapidement.

Et pour codifier un article il suffit…

Pour codifier un produit ou un service, il suffit de suivre les . Partout où vous voyez apparaître ce bouton, c'est que l'article concerné n'est pas encore créé.

Pour cela, vous pouvez le faire de 3 façons différentes :

Pièce	Différentes façon de codifier un article
Sur le Devis
Sur le Chiffreur
Sur l'écran de transformation entre le devis et la commande

Et ils peuvent même se révéler bloquant ! Quand vous transformez des devis en commande, par exemple, vous devrez créer vos articles si vous voulez les voir s'imprimer sur vos bons de commande. 

C'est d'ailleurs ce qu'il vous arrive quand vous êtes sur l'écran de transformation des Devis de vente sans commande. Vous devez créer votre produit, votre service pour pouvoir cocher et envoyer sa ligne en commande 👇

: Lorsque vous codifiez un produit une fenêtre s'ouvre. Dessus vous pouvez juste créer votre produit ou bien le créer en dupliquant les configurations d'un produit modèle (pour ses Unités, sa Gestion de stock, ses règles d'Approvisionnement…).

Par exemple, si vous êtes usineur et que vous créez une nouvelle référence proche d’un modèle déjà fabriqué, comme un arbre Ø30 long de 150 mm, il vous suffit de le dupliquer pour créer votre arbre Ø30 long de 120 mm.

Chiffrer des lignes dans le devis

Une fois votre devis créé, vous avez la possibilité de venir réétudier des produits, des demandes de votre client en venant compléter votre offre d'un chiffrage détaillé.

Depuis le devis, pour créer un Chiffreur, il vous suffit de retrouver l'icône  et de cliquer dessus pour créer et associer un chiffrage à la ligne.

: Notez que l'inverse marche aussi. Vous pouvez transformer un devis à votre chiffrage, Lier une ligne de devis à votre chiffrage, Ajouter une ligne à un devis de vente existant.

Références non-codifiées dans le chiffreur

Dans le même ordre d'idée, Altior vous permet aussi d'utiliser des références non-codifiées dans vos chiffrages. 

Et tout pareil, là aussi c'est dans l'optique de ne pas venir ajouter inutilement des références, qui ne serviront peut-être jamais, à votre base.

: Il est important que vous sachiez que si vous oubliez des articles non-codifiés dans vos Chiffreurs, ceux-ci vont bloquer la génération de commande en OF. Jusque-là rien de grave, seulement quand vous êtes sur la commande et que toutes vos lignes sont déjà codifiées, on peut s'étonner de voir ce message apparaître.

Mais pas d'inquiétude, il suffit d'ouvrir les chiffreurs liés, et de codifier les produits rapidement avant de l'envoyer à la prod.

Lier un chiffreur à un devis de vente

Nous le disions tout à l'heure : que vous commenciez vos flux du devis de vente ou que vous les commenciez du chiffreur, dans un cas comme dans l'autre, vous avez la possibilité de créer le devis depuis le chiffrage et inversement.

Par exemple, votre client vous propose un projet, vous commencez par en faire une ébauche avec le Chiffreur pour tester sa faisabilité technique et financière… une fois que vous êtes satisfait de votre étude, il vous suffit de cliquer sur l'un de ces boutons pour lier/créer un devis :

• Créer un devis de vente ;

• Ajouter une ligne à un devis de vente existant ;

• Lier une ligne d'un devis de vente.

Comprendre les différents statuts du chiffreur quand il est lié à une ligne de devis

Une fois la liaison de vos chiffrages, sur les lignes de vos devis, vous constaterez que certains chiffreurs liés sont soit violet, soit jaune, soit blanc.

Cette légende est très simple 👇 

État	Détail
	Le chiffreur est en "Brouillon". Il est "non-prêt". Vous le voyez à la couleur de l'icône mais également aux montants qui sont à "0,00".
	Le chiffreur à été lancé. Il est au statut "PRÊT". Pour démarrer un chiffreur cliquez sur Passer en statut «Prêt».
	Il y a pas de chiffreur associé à cette ligne. Cliquez sur l'icône pour créer un chiffreur. Une fois votre création terminé, sa référence s'associe automatiquement sur la ligne de devis à l'origine de la création.

Mettre à jour le devis depuis le chiffreur

Maintenant que vous savez comment lier des chiffrages à des devis, et inversement. Que vous avez vu comment lancer et mettre en brouillon un chiffrage. Vous avez peut-être remarqué d'autres boutons d'action sur l'écran du Chiffreur.

Ces boutons permettent notamment de Mettre à jour le devis (), de Rafraîchir les coûts dans le produit () ou encore de Créer les produits et les services en masse ().
Ils demandent parfois d'avoir le chiffreur en statut "Prêt", ou encore d'avoir des articles non-codifiés dans la fenêtre de chiffrage.

Faire une demande de prix fournisseur

Pour finir sur le chapitre du "Chiffreur associé au Devis", il nous reste à voir une dernière fonctionnalité : la Demande de prix.

À la ligne, dans vos études, vous pouvez directement faire des demandes de prix fournisseur — pour des Produits, des Services, ou des Opérations de sous-traitance en fonction du besoin.

: Pour faire une Demande de prix, vous devez avoir un Fournisseur sur la ligne en demande. Et celui-ci peut s'auto-alimenter en renseignant un fournisseur par défaut dans la fiche de vos produits.

Le chiffreur d’Altior est donc bien plus qu’un simple calculateur. C’est le point de repère de toute votre gestion commerciale.

En y liant vos devis de vente et vos devis d’achat, vous vous assurez un suivi cohérent des prix et des coûts, du premier chiffrage jusqu’à la facturation. Cette continuité vous permet de piloter chaque affaire avec précision, en toute transparence 👍

✅ Et voilà, vous savez tout sur Les liens entre votre chiffreur et vos devis. Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur toutes nos fonctionnalités.

Foire aux questions

Comment imprime-t-on le détail de l'étude sur le devis ?

Une fois votre chiffreur associé à une ligne de devis, vous gardez la main sur la présentation de ce chiffrage dans l’édition PDF de votre devis. 

Depuis le Chiffreur, vous pouvez choisir le niveau de détail à afficher dans le document final :

• afficher uniquement le montant total issu du chiffrage, sans exposer les calculs internes ;

• afficher le détail complet des lignes du chiffreur (matière, opérations, sous-traitance…) si vous travaillez en toute transparence avec votre client.

Pour cela, rendez vous sur l'écran du Chiffreur, cochez les lignes à imprimer sur le devis, puis cliquez sur Imprimer sur devis dans les Actions à la ligne.

Comment ajouter des commentaires sur l'édition du Devis ?

Pour ajouter des précisions à vos clients, vous pouvez ajouter plusieurs types d'informations qui s'imprimeront sur l'édition du devis. Ceux-ci s'ajoutent via le bouton sur vos lignes de devis.

Textes complémentaires

La forme la plus simple pour ajouter des informations sur une ligne de devis est la ligne de Texte complémentaire sous forme de commentaire. 
Celle-ci va tout simplement ajouter des inforamtions sous l'édition de la ligne concernée.

: Une fois que vous avez ajouté un texte, le bouton passe à cette couleur . Et le survol de celui-ci vous permet de consulter le contenu.

Chapitres

Les Textes chapitre vous permettent de mettre un texte sur l'en-tête de vos lignes, dans le cas de notre arbre et des accessoires par exemple. 
Cela permet d'indiquer que les deux dernières lignes sont des accessoires à la pièce 💡

Comment faire apparaitre vos champs personnalisés dans l'édition de votre devis ?

En plus de vous permettre d'ajouter des informations en interne pour vos équipes les Champs personnalisés ↗︎ peuvent-être imprimés sur le devis (à la pièce mais également au produit/service).

Activer l'impression

Pour cela, rendez vous dans le Paramétrage des impression, sur la catégorie "Devis de vente" et activez les champs personnalisés que vous souhaitez voir apparaitre dans votre devis.

Au devis

Les champs personnalisés qui sont au devis et non à la ligne apparaîtront en bas de celui-ci comme par exemple avec la date de validité du devis que j'ai ajouté.

À la ligne

Les champs personnalisés qui sont, eux, au produit/au service apparaîtront sous la ligne concernée si dans la fiche article les champs personnalisés sont remplis.

Par exemple le champ matière de mon arbre est renseigné sur "Aluminium" et l'édition du champ "Matière" est activée. Il s'imprime donc sur mon édition contrairement à "Traitement" qui lui n'est pas activé.

: Pour en apprendre plus sur les éditions comme la personnalisation des en-têtes et pieds de page consultez l'article dédié aux impressions ↗︎.

Est-ce qu'un indicateur du poids des marchandises est visible sur le Devis ?

À ce jour, vous ne pouvez contrôler le poids de votre offre d'achat qu'à partir de la pièce de Commande de vente. 

Le Devis de vente, bien que bien complet, est voué à changer et à évoluer de nombreuses fois avant de trouver sa forme finale. Tandis que la Commande, elle, elle vient confirmer l'offre commerciale, entre vous et votre client, le poids y est alors officiellement calculé.

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Télécharger les documents liés :

🟣 Altior se former - Le couple devis-chiffreur dans Altior.pptx