Tout sur le chiffreur Altior

Bienvenue dans la Communauté Altior !

Vous souhaitez optimiser vos marges et fixer des prix justes pour un meilleur pilotage de vos offres commerciales mais trouvez cela trop fastidieux manuellement ? Vous avez besoin de pouvoir simuler plusieurs configurations pour vos projets spécifiques mais manquez de visibilité sur les étapes de production et les quantités de matières premières nécessaires ? Ou encore vous voulez pouvoir répondre à des demandes clients exigeantes et complexes mais n'avez pas la capacité de simuler et d'ajuster rapidement vos devis ?

Le Chiffreur Altior, une fonctionnalité conçue pour vous offrir flexibilité et détail dans vos études, est là pour vous y aider. Chiffreur ou devis technique, il est à votre disposition pour répondre à votre besoin en rentabilité, calcul de taux de marge, simulations de coûts, etc.

Alors n'hésitez plus et venez le découvrir en lisant cet article.

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Paramétrer le chiffreur

Avoir à disposition un bon outil de chiffrage est central dans le monde de l'ERP (Entreprise Ressources Planning). Il permet notamment de gérer plus efficacement le coût et la rentabilité des différentes affaires contractées par votre entreprise. Son bon paramétrage est de fait indispensable, pour un déploiement vraiment efficace de ses capacités.

Aujourd'hui, dans ses paramètres vous avez la possibilité de configurer des Marges par défaut, chacune correspondant à un type de ligne (nous vous invitons à vous rendre sur : "Générer un chiffrage pour votre article", pour en savoir plus dès maintenant). À côté de cela, vous pouvez également rendre l'Affaire obligatoire pour toutes nouvelles analyses que vous serez amenés à réaliser.

Bien définir ces configurations est essentiel pour une bonne cohérence et un bonne homogénéité dans vos processus de chiffrage.

: Pour accéder aux paramètres de votre chiffreur, rendez-vous dans l'Affichage avancé de votre espace de travail puis sur la vignette :

Comprendre le chiffreur Altior

Pour une prise en main optimale du Chiffreur Altior, et avant toute manipulation sur l'outil, il est essentiel de bien appréhender les informations qui s'affichent à l'écran. Sa puissance de calcul et son niveau de détail fait de lui une fonctionnalité très appréciée mais qui peut parfois être assez complexe.

Pour vous aider à naviguer facilement dessus, voyons ensemble les différentes rubriques qu'il propose.

La section "Général"

La première d'entre-elles contient l'ensemble des informations de base, relatives au Produit que vous chiffrez.

• L'Élément : il s'agit de la référence, du produit fini (codifié ou non-codifié) autour duquel vous montez votre étude.

• La Quantité : elle permet de définir pour quel nombre d'unité vous souhaitez baser votre analyse. Si votre chiffreur est généré depuis un devis de vente, il est important de ne pas la modifier car cela pourrait fausser votre chiffrage final (nous vous conseillons, de manière générale, de chiffrer pour 1 et de passer par le simulateur pour davantage de configurations).

• L'Unité : le système de mesure (unité, mètre, kilogramme, litre, etc.) indique selon quel étalon votre produit à l'étude est référencé. Et avec les Unités standards et les Unités de conditionnement, vous pouvez vraiment adapter votre estimation en fonction de vos besoins.

• La Devise : elle est essentielle pour le calcul des coûts, des prix et de marges, et vous permet de chiffrer sur des devises étrangères, pour correspondre à l'origine de la demande client.

• La Date : elle correspond à la date de création de votre chiffrage (pratique si vous souhaitez antidater vos pièces à date effectuée de la demande).

• L'Affaire : ce champ permet de lier votre analyse technique au projet, à l'opportunité passée entre le client et vous.

• La Description et le Commentaire interne : nécessaires pour une bonne communication avec vos équipes et votre client, ils permettent d'ajouter des notes complémentaires directement sur votre étude. Ils aident à documenter les spécificités du projet sur lequel vous évoluez et à retranscrire les décisions importantes prises tout au long de sa réalisation.

: Si votre chiffreur a été généré depuis une ligne de devis, les six premiers champs seront remplis avec les données de celui-ci. Sinon seule la date sera indiquée à la date du jour.

Les graphiques par secteur

À l'ajout d'une première ligne dans votre estimation, le diagramme en secteur coloré apparaît sur votre interface de Synthèse de chiffrage, de la couleur de la ligne saisie.  

Une couleur, un secteur calcule vos coûts, la répartition de vos marges, les prix de revient par type de ligne. Leur somme permet d'évaluer en un coup d'œil quel élément vous coûte le plus cher, et indique si vos marges sont correctement équilibrées.

Leur affichage visuel est un excellent premier moyen de vous assurer de la bonne structure financière de votre chiffrage, en cours de réalisation.

Pour y accéder cliquez sur les totaux de votre chiffreur, sous le titre : 

: Pour en savoir plus sur la Synthèse de chiffrage, lisez notre article.

L'état de santé financière du chiffrage

Trois indicateurs vous suivent à travers chacune des étapes de votre étude et donnent à voir en temps réel la viabilité de votre projet. Ces témoins de la santé financière de votre chiffrage présentent une vraie opportunité de suivi et de contrôle dans la stratégie que vous pourriez être amenés à choisir.

• Le Coût total représente la somme des coûts calculées à partir des lignes de votre chiffrage. Ils incluent les coûts aux articles, aux opérations, aux sous-traitances et tous les à côté liés à la production de votre produit fini. Leur total est de fait mis à jour à chaque fois que vous ajoutez, modifiez et/ou supprimez une ligne de votre analyse.

• La Marge calcule la moyenne obtenue à partir des différents pourcentages de marge associé à la ligne. Elle est cruciale pour évaluer votre rentabilité et doit être votre référence avant toute prise de décision. En effet, plus elle est élevée, plus votre produit génère de profits pour votre entreprise. En cas de seuil trop bas vous pouvez notamment cocher, à la ligne, pour modifier le Prix de vente ajusté et ainsi faire remonter votre marge globale (en gestion de ligne en parent-enfant, c'est uniquement comme ça que vous pouvez impacter la marge de votre parent).

• Le Prix de vente est calculé à partir des données du coût total et de la marge. Comme pour les autres, il est automatiquement mis à jour en fonction des valeurs portées sur les lignes. Grâce à lui, vous pouvez configurer des simulations à la quantité et déterminer plusieurs gammes de prix.

Le panneau de contrôle

De manière générale, et vous y êtes habitués, sur la plupart de pièces du flux, un panneau de contrôle est disponible pour tout ce qui est gestion de la documentation électronique (GED), changement de statut, duplication de projet, etc.

Le chiffreur ne fait pas exception, si bien que vous devriez trouver plutôt familiers ces boutons : 

Document est pour la GED. Il permet de réunir des plans techniques, des fiches de composants, la demande de prix, la transcription de vos échanges avec le client, etc.
Champs personnalisés permet d'ajouter des spécifications supplémentaires au chiffrage. Vous pourriez par exemple avoir un champ destiné à l'estimation de coûts imprévus.
Imprimer offre une vue A4 de votre chiffrage, si vous souhaitez en faire une lecture papier.
Dupliquer amène l'idée de créer des chiffrages modèles — il vous suffit de les dupliquer avant de commencer toute nouvelle analyse.
Rafraîchir les coûts offre une actualisation des coûts de vos lignes en fonction des coûts renseignés sur vos différentes fiches article, d'opération et autre si celle-ci n'ont pas été verrouillé.
Passer en statut «Prêt» permet de passer votre chiffrage de l'état de brouillon à utilisable dans un devis. C'est ce statut notamment qui passe le P.U brut, le P.U net et le Montant HT de votre ligne de devis à : "0,00". En brouillon votre chiffrage ne peut impacter en rien vos pièces de flux.
Devis de vente est un raccourcis qui vous permet de : créer, ajouter un ligne à un devis existant, lier une ligne à un devis existant.

Par ailleurs, si votre estimation est déjà validée et prête à être utilisée mais que vous effectuez de légères modifications dessus, sachez que vous avez toujours la possibilité de Mettre à jour le devis. Celle-ci est manuelle, pour ne pas charger de mauvaises informations involontairement, mais ne reste pas moins pratique lorsque vous souhaitez harmoniser rapidement les données entre vos différentes pièces.

Et enfin, une fois à : Prêt, vous pouvez en un clic faire en sorte que votre analyse se téléverse d'elle-même dans un ordre de fabrication. C'est pour vous plus simple et plus efficace mais surtout plus sûr puisque cela garantit bien que toutes les spécifications techniques (coûts, ressources, budget) sont correctement transmises à votre atelier (réduit les risques d'erreurs, optimise les temps de préparation, accélère le lancement en fabrication, etc.).

: Si vous souhaitez historiser des versions de chiffrage à mesure que les retours de votre client vous reviennent, cliquez pour éditer des versions au format pdf (celles-ci s'enregistrent automatiquement dans la GED de votre pièce). Il ne vous reste qu'à passer par l'impression pour enregistrer de nouvelles versions par dessus.

Les actions rapides à la ligne

Avec les actions rapides sur les lignes, ou actions multilignes, manipulez vos données et modifiez-en d'autres en fonction des lignes cochées.

Vous pouvez ainsi :

• Lancer des Demandes de prix pour les produits, services et prestations externes et lier votre nouveau devis d'achat sur les lignes concernées. Vous pouvez aussi réaliser une seule et même demande pour différentes lignes de votre chiffreur (via l'action multilignes).

• Transformer en Ordres de fabrication vos futurs composants et futures opérations nécessaire à la fabrication du produit à l'étude.

• Imprimer sur devis le détail des lignes cochée de façon à échanger en toute transparence leur composition auprès du client.

• Modifier les marges, en pourcentage et en montant de façon uniforme, pour des ajustements rapides et cohérents entre vos différentes lignes.

• Dupliquer des lignes pour ajouter des références similaires rapidement ou simplement incrémenter vos temps opérationnels.

Lancer un devis technique

Deux types de chiffrage

À ce jour, Altior propose jusqu'à 2 façons de lancer un chiffrage. En fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez choisir plus l'une ou plus l'autre, à vous de décider.

Depuis un devis de vente

Lorsque vous travaillez sur un devis existant et que vous souhaitez lancer une étude rapide sur l'un de ses éléments, créer un chiffrage à la ligne directement reste le plus efficace. Cette approche, et vous vous en apperceverez, est particulièrement adaptée aux situations pour lesquelles les données de base (désignation, unité, quantité) sont déjà connues et renseignées. 

D'ailleurs, au clic sur , celles-ci permettent de compléter très rapidement l'entête de votre nouvelle pièce.

Cette méthode est réellement pertinente dans les cas où le besoin est clair et que votre client est déjà engagé dans un tunnel de vente formel.

: même non-codifié des articles peuvent être soumis à une phase d'analyse dans le chiffreur (pour en savoir plus nous vous invitons à lire : Codifier des produits & services sur le flux commercial).

: Les commentaires internes à la ligne (et à l'entête du chiffreur) suivent sur vos ordres de fabrication. En tant que chargé de projet, si vous avez des informations à passer à votre chaîne de prod. c'est l'espace idéal pour ça.

Depuis la vignette de fonctionnalité

La seconde méthode à votre disposition reste, tout naturellement, la vignette de fonctionnalité du chiffreur (pour cela passez par la recherche en saisissant : Chiffreur OU Devis OU Estimation).

Passer par cette vignette c'est faire le choix de générer vous-même votre chiffrage. Pour des projets dits exploratoires, où le besoin d'analyses indépendantes nécessite de le détacher du devis en lui-même, c'est assez pratique (on pense notamment aux chiffrages modèles). 

: Vous avez toujours la possibilité d'ouvrir de nouvelles analyses en passant par la duplication de chiffrage, selon le degré de similarité avec le projet que vous avez à budgéter. Pour cela, il vous suffit de passer par le , accessible depuis la vignette et/ou l'interface de vos pièces.

Générer un chiffrage pour votre article

Passons maintenant au cœur du chiffrage : la génération de lignes. Plus précis encore que le devis, chiffrer est une étape stratégique consistant à consolider les données d'une ligne de devis/d'un projet. Pour cela vous devez compléter au plus juste le contenu de votre chiffrage pour permettre au maximum leur exploitation.

Voyons ensemble comment vous y prendre.

Structurer l'analyse

La première étape consiste à organiser votre chiffrage en ajoutant des lignes adaptées à chaque type de coût. N'oublions pas que le chiffreur doit vous aider à mettre un cadre sur la demande formulée par votre client, à la structurer et à vous aider à définir ses attentes en terme de contraintes et de besoins.

Si vous souhaitez modifier le type de ligne, il vous suffit de cliquer sur l'icône à gauche de la ligne.

Dans cette optique, Altior vous propose jusqu'à 5 types de lignes.

	Produit* : désigne tous les composants, toutes les matières premières et tous les semi-finis que vous pourriez être amenés à appeler pour chiffrer.
	Service* : permet d'ajouter des prestations annexes, comme la logistique ou des frais d'installation.
	Opération interne : indique les interventions machines et main d'œuvre qui auront cours pour la réalisation du projet.
	Opération externe* : désigne les interventions extérieures à votre entreprise, les sous-traitances qui nécessitent une expertise particulière, notamment.
	Autre : concerne tous les autres éléments de frais à prévoir et qui pourraient induire des coûts additionnels (frais divers, prestation spécifique, intervention exceptionnelle, etc.).

* Des articles hors-base peuvent être saisis sur ces lignes. Ils permettent de chiffrer même en n'ayant pas encore de référence du même genre sur votre espace de travail. Vous pouvez ensuite les ajouter à votre catalogue en cliquant sur .

: Lorsque vous transformez un chiffrage en OF, les lignes chiffrées sont reprises et transformées.
Les produits deviennent des composants. Les opérations internes viennent compléter la Liste des opérations (la gamme des OF). Les opérations externes deviennent de la sous-traitance… 
D'où le fait que vous ne puissiez pas transformer de chiffreur sur des produits non-codifiés ou encore avec des opérations externes sans Fournisseur.
Seules les lignes de service et les lignes "autre" ne sont pas transformables. Elles ne servent qu'à imputer des coûts supplémentaires. On pense notamment aux : frais de dossier, transports, frais de nettoyage…

Saisir les valeurs calculées

Une fois le type de ligne sélectionné, vous pouvez poursuivre et compléter les informations suivantes :

• la Désignation pour identifier l'élément que vous avez appelé, qu'il s'agisse d'un poste de charge, d'un produit, ou autre

• la Quantité et son Unité pour calculer le coût par type de ligne et le coût total sur une unité de mesure cohérente

• le Coût unitaire et la Marge pour faire ressortir les coûts de votre ligne (en auto-saisie si complétés à la fiche produit / à la fiche service / au poste de charge), appliquer une marge et faire évoluer le Prix de vente calculé

Enfin, vous avez la possibilité de configurer des temps de réglage à la ligne en passant par . Au clic vous affichez plus de colonnes sur vos opérations internes et pouvez ainsi compléter : la Quantité unitaire réglage, un Coût unitaire réglage et leurs totaux.

Ajuster les prix

Sur le chiffreur, Altior vous propose de modifier manuellement le prix de vente final en cochant l'option : Ajusté. En un clic, vous gelez l'ensemble des pourcentages de marges appliqués précédemment pour ouvrir la modification au Prix de vente ajusté (le recalcul de ces dernières, en pourcent et en montant, est alors instantané).

Cette modification manuelle est très utile pour répondre aux ajustements de dernière minute demandés par votre client. C'est une flexibilité supplémentaire grâce à laquelle vous pouvez avoir un impact direct sur la rentabilité globale de votre offre commerciale.

: N'oubliez pas qu'à chaque modification susceptible d'impacter votre devis, vous devez cliquer sur le bouton de sorte à sauvegarder les modifications apportées aussi sur votre devis.

Importer gammes et nomenclatures

Si votre produit en entête est bien composé d'une Gamme et/ou d'une Nomenclature prédéfinie(s), vous avez toujours la possibilité de les charger pour compléter vos lignes de chiffrage. Cette fonctionnalité est intéressante pour son gain en temps. 

Une particularité qui n'est pas anodine, qui plus est, puisqu'elle permet également d'appeler la BOM (Bill of materials) / la gamme d'autres produits présents sur votre instance. Par exemple :

• vous avez besoin de composants pour un Convoyeur à galets courbe de 120° et retrouvez la nomenclature pour une Convoyeur courbe de 90°, il vous suffit d'appeler cette dernière en d'en adapter les composants pour répondre à votre besoins

• vous souhaitez faire appel à la gamme de votre sous-traitance de revêtement anti-corrosion pour chiffrer plus précisément votre coût. Vous n'avez alors qu'à l'appeler directement sous votre prestation externe pour que ses lignes s'incrémentent d'elles-mêmes (et l'indentation est automatique)

Insérer un chiffrage dans un chiffrage

À côté de cela, vous avez la possibilité d'insérer dans votre chiffrage les lignes d'une autre pièce de chiffreur présente dans votre base. Dites au revoir aux erreurs de saisie de ligne, aux omissions dans les composants / dans les opérations, à la re-saisie... et dites bonjour au chargement de chiffreur.

Pour cela 2 possibilités : 

• insérer un chiffrage en bas de votre pièce chiffreur en cliquant sur . Un écran s'ouvre et propose de sélectionner un chiffreur existant, à partir d'une recherche et une liste déroulante.

• insérer un chiffrage sous une ligne de votre pièce chiffreur, en cliquant sur le bouton d'action de la ligne en question. À nouveau la modale d'ajout s'ouvre et pose directement le chiffrage existant à l'endroit indiqué.

Ajouter des simulations de chiffrage

Avec la mise en place de gestion de simulations, développez et définissez vos prix de revient par quantité. Par 1, par 10, par 100, par 1000... vous avez la possibilité d'estimer avec précision les prix, les coûts et les temps de réglage de votre article, et d'en communiquer le contenu à votre client.

Pour cela, cliquez sur présent dans le champ Quantité de la section Général de votre chiffrage

Si aucune simulation autre que la quantité chiffrée n'a été renseignée, l'icône apparaît comme ceci : .

Une fois la simulation créée, au besoin, vous pouvez ajuster le prix de vente unitaire ou total en remplissant les champs correspondants. Vous pouvez aussi sélectionner la quantité d'une simulation comme nouvelle quantité de référence du chiffrage en cliquant sur .

Réitérez cette action jusqu'à ce que vous ayez le nombre de simulations désiré. 

En bref, avec cette fonctionnalité, affermissez ou faites que vos prix diminuent en fonction du nombre de quantités sélectionnées, ajustez vos marges ou encore interagissez avec les temps de réglage pour adapter au plus juste tous vos chiffrages. 

: Si vous avez modifié votre quantité de chiffrage et que vous souhaitez reporter la quantité et la potentielle modification de prix sur votre devis, pensez à le mettre à jour en cliquant sur .

Transformer un chiffrage

Une fois votre chiffrage prêt, vous pouvez le transformer en devis ou en ordre de fabrication, et ainsi poursuivre votre tunnel de vente. Charger rapidement vos éléments d'analyse est un réel gain de temps pour vous. Et vous pouvez enfin laisser derrière vous les soucis de faisabilité ou encore les longues semaines à attendre l'aval de votre client.

Toutes ces étapes ont déjà été traitées, il ne vous reste plus qu'à dérouler le reste de votre flux.

Transformer en devis client

Si votre chiffrage a été créé indépendamment du devis (donc sans passer par la ligne à chiffrer), vous pouvez facilement créer le lien entre vos pièces avec les méthodes suivantes :

Transformer en ordre de fabrication

Lorsque le projet est approuvé, la transformation d'un chiffrage en ordre de fabrication permet de lancer la production en s'appuyant sur l'étude que vous venez de réaliser.

Et avec la possibilité d'ajouter des : Commentaire interne à la ligne vous pouvez sans problème échanger des instructions avec vos collaborateurs en atelier pour que, comme vous, ils aient la même vision claire et complète du travail à réaliser.

: Vous avez également la possibilité de transformer vos lignes chiffrées en OF, en passant par les Actions à la ligne. Leur génération vous permet de créer plusieurs OF en un instant, nécessaires à la réalisation du projet, qu'il s'agisse de production de lignes parents, de lignes enfants ou de lignes parents avec leurs enfants.

Lier une demande de prix à la ligne

À la ligne, dans votre étude, vous pouvez tout à fait lancer une demande de prix fournisseur pour un Produit, un Service, ou une opération de sous-traitance en fonction du besoin que vous rencontrez, ou des contraintes face auxquelles vous pourriez être confronté. 

Chiffrer des coûts en un clic, intégrer rapidement les offres qui vous ont été faites, ajuster vos marges en fonction des retours reçus... la gestion de ligne de chiffrage n'a jamais été aussi simple.

Et voilà vous savez tout sur le Chiffreur Altior Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur les fonctionnalités d'Altior.

Foire aux questions (FAQ) 🙋‍♂️

Quelles sont les astuces à connaître sur le Chiffreur ?

Pour en savoir plus, nous vous invitons à regarder la vidéo ci-dessous 👇 En images, vous verrez c'est encore plus impressionnant !

Pour accéder à cette vidéo, cliquez ici ↗︎.

Qu'est-ce qu'un Chiffreur Multi-niveaux dans Altior ?

Concrètement, travailler avec des chiffreur multi-niveaux revient à reproduire une logique de nomenclature (BOM) ↗︎ et d'Opérations ↗︎ directement dans votre chiffrage, avec plusieurs niveaux imbriqués. Il vient comme préparer de votre production en amont.

Car même si un chiffreur simple/un chiffreur à plat peut suffire pour des besoins rapides, ou des produits simples, mais globalement c'est assez rare. 
Ils sont généralement composés de sous-éléments, eux-mêmes composés de produits et d'opérations, parfois même composés de sous-traitances…

Et au final, le chiffreur multi-niveaux permet de représenter cette réalité. Avec son affichage en arborescence, ses relations ligne-parent et ligne-enfant… vos chiffrages gagnent en granularité et en précision !

Maintenant, attention ! 
Qui dit chiffrage complexe, dit aussi pointage complexe… Car oui ! Plus vous descendrez dans les niveaux, plus grand sera le nombre d'OFs que vous générerez à la transformation de vos Chiffreurs en Ordres de fab.

Sans multi-niveau, une prod. c'est généralement : 1 OF global, pour 1 pointage global. Mais dès lors que vous ajoutez des nœuds, ceux-ci génèrent à leur tour des OFs, donc des composants et des opérations à consommer (des opérations qui feraient mieux parfois d'être rassemblée, pour aller plus vite ⚠️). 

: Astuce : 

Pour qu'un niveau fonctionne du Chiffreur à l'Ordre de fabrication ↗︎, il faut que la ligne-parent soit de type Produit. Sinon, les nœuds ne pourront pas être reconnus.

Comment monter un chiffreur Multi-niveaux rapidement ?

Créer un chiffreur multi-niveaux à chaque nouvelle affaire peut vite devenir chronophage, surtout si vos produits se ressemblent d’un projet à l’autre.

La bonne pratique consiste à utiliser des modèles de chiffreurs. Par définition, un modèle est tout simplement un chiffreur déjà structuré, que vous allez pouvoir réutiliser comme base, dans d'autres chiffrages.

Concrètement, au lieu de repartir de zéro, vous démarrez avec une structure déjà prête : vos sous-ensembles sont déjà en place, vos opérations sont déjà organisées, vos logiques de découpage sont déjà réfléchies…

Et un bon modèle n’est pas forcément LE modèle parfait. Il doit avant tout être utile au quotidien. Il doit surtout refléter votre manière de travailler en atelier. 

Par exemple, dedans, on doit y retrouver :

• vos étapes de fabrication habituelles,

• vos sous-ensembles standards,

• vos logiques de découpage,

• les Postes de charge utilisés dans votre atelier,

• etc.

Chaque niveau doit déjà être prêt. Il ne doit plus que lui resté à être ajusté, en temps et/ou en quantité et/ou en prix, selon le projet.

Si je travaille au modèle de chiffrage, est-ce que je dois créer beaucoup de modèles différents ?

Non, inutile de multiplier les modèles. L’objectif n’est pas d’avoir un modèle pour chaque cas, mais quelques modèles bien pensés qui couvrent la majorité de vos besoins.

Nous vous conseillons de commencer avec 2 à 5 modèles principaux et qu'ils correspondent à vos types de projets les plus fréquents. Ensuite, vous adapterez à la marge.

: Mieux vaut 3 bons modèles utilisés tous les jours plutôt que 20 modèles jamais ouverts.

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