Facturer à l'avancement pour une meilleure gestion d'affaires

: Une procédure complète est disponible en passant par ce lien ↗︎.

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Financer un projet qui dure, peut vite devenir un nœud au cerveau. Surtout quand la livraison finale est lointaine. Travailler sur ces projets longs c'est souvent soulever des problématiques de coûts, de moyens et de retours sur investissement qui peuvent peser lourd sur une trésorerie.

Pouvoir facturer à l'avancement permet de répondre efficacement à ces enjeux. En permettant d'émettre des factures à mesure que l'avancement des travaux progressent, c'est vous offrir un meilleur équilibre financier et c'est faciliter votre relation avec vos clients.

Aussi avec la Facture de situation d'Altior, vous professionnels pouvez sans inquiétude vous consacrer pleinement à votre cœur de métier, et avoir confiance en votre ERP pour s'occuper de la bonne santé de votre trésorerie.

Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement : 

Facturer un projet étape par étape avec l'Affaire

Le premier réflexe que vous devez avoir c'est de créer une Affaire ↗︎. Quand on pense projet long, ça doit être une habitude. 

Même si la gestion à l'affaire ne vous permet pas, toute seule, de gérer des entrées de trésorerie au compte goûte, elle permet malgré tout de centraliser tous vos documents commerciaux. Ça permet d'en faire qu'un seul gros dossier, bien ficelé !

Anticiper les factures de situation dès la commande de vente

Dès la création de votre Commande de vente, c'est vous qui définissez les éléments pour lesquels vous allez facturer à l'avancement. Par exemple, selon l'impact que ceux-ci auront à moyen/long terme sur votre trésorerie.

: Comment choisir entre la facture d'acompte et la facture de situation ?
La Facture de situation est courante quand le projet comporte des phases, des livrables clairs et annoncés à l'avance. Elle permet d'échelonner la trésorerie et d'imposer un rythme de paiement en cas de litige. Ou de justifier des ajustements en cas de travaux supplémentaires.
Là où, l'Acompte sert plutôt à démarrer des projets. Comme une garantie contractuelle, notamment pour éviter de s'engager dans de gros frais irréversibles, et de se retrouver coincé.

Faire un flux de factures de situation

Par exemple, vous concevez une machine spéciale : Robot autoguidé sur batterie. Au cours de votre étude, vous budgetez qu'un fort coût va vous être imputé, et que vous ne pourrez pas attendre la livraison et sa facturation finale, avant de percevoir les premières recettes.

• Vous budgetez notamment que votre chiffrage devrait vous coûter ±20 % du prix final (pour telle et telle raison)…

• … qu'au moment de la production, les coûts sont équivalents à 30 % du total à facturer…

• … et qu'au moment où viendra d'assembler le produit fini, cela vous coûtera à nouveau 30 %…

• … etc.

Étape 1 : Ajouter l'unité pourcent dans vos fiches articles

Ce qu'il faut faire dans ces cas-là, c'est venir dans vos lignes de devis/commande : cliquer et ouvrir vos produits et vos services pour aller ajouter l'unité Pourcent, dans leur section Unité.

: Si vous n'avez pas l'unité Pourcent dans la liste des unités de votre ERP, suivez les instructions de cet article pour la créer : Le paramétrage des unités dans Altior ↗︎. 

: Si l'unité Pourcent n'est pas configurée pour l'ensemble des articles présents dans votre commande, vous ne pourrez pas créer de facture de situation. Altior signalera l'erreur et vous demandera de compléter les articles en défaut.

Étape 2 : Faire sa 1ère facture de situation

Une fois que vous avez passé votre unité pourcent sur tous vos articles, vous pouvez réaliser votre première facture de situation. 

Pour cela, retrouvez la commande client que vous souhaitez facturer à l'avancement. Et cliquez sur : Créer une facture de situation.

Dans vos quantités, votre ERP vous demande de saisir un coefficient, un pourcentage d'avancement. Mettons que pour votre Robot autoguidé vous souhaitez facturer une première part de 20 %. 

Notez que si vous avez une ligne de transport, elle doit toujours figurée même si elle ne sera facturée qu'une fois la livraison effectuée. Elle est seulement à 0 % d'avancement.

Vous n'avez plus qu'à Ajouter votre facture, pour créer votre la 1ère facturation d'avancement de votre projet.

Étape 3 : Facturer la 2ème, 3ème, 4ème facturation à l'avancement

Pour facturer la situation qui suit, c'est tout simple. Il vous suffit de dupliquer la facture de situation précédente et de passer le total déjà facturé en remise de situation. C'est obscure ? Pas de problème attendez…

• D'abord, pour pouvoir faire une remise de situation, il faut que vous alliez créer des remises de situation.
   

  : Une remise de situation se configure en : ↓ Remise, € Montant, avec un nom comme : Déduction situation n°1, sans Valeur.

  

  
  Ne rien compléter dans la section : Comptabilité. Et configurer l'Utilisation, de cette manière :.
  

• Ensuite, il faut retrouver votre première facture de situation pour la dupliquer, avec . Puis bien cliquer sur le bouton : LE CLIENT ET LES PRODUITS. Sa copie s'ouvre sur votre écran.

Sur cette copie, il faut que vous alliez dans le pied de facturation et que vous copiez le Total HT (dans notre exemple on copie : 4 060,00 EUR). Puis on vient cliquer sur , pour ajouter une remise de situation.
Dans la liste des remises, sélectionner la remise : Déclaration situation N°1 (si vous êtes en train d'ajouter votre 2ème facture de situation ; la déclaration 3 si vous avez déjà la 1 et la 2, etc.). Et vous collez le Total HT, précédemment copié, dans le champ : Valeur (EUR). Puis vous fermez.

• Vos totaux (Hors Taxe et Toutes Taxes Comprises) sont à 0,00 EUR. C'est normal !
  Il faut maintenant ajouter le nouvel avancement à facturer, sur les lignes concernées. Dans notre exemple, si nous voulons facturer les coûts de production, soit 30 %, il faut modifier la quantité sur notre Robot autoguidé pour ajouter ces 30 %. On vient faire 20 % + 30 %. On vient additionner nos deux situations.Dans notre exemple, donc, la quantité saisie doit être : 50 %.
  Là les totaux se recalculent. Le Montant brut indique : 10 150,00 EUR (soit notre commande de vente divisée par 2), moins la remise de situation de : -4 060,00 EUR. Ce qui donne un Total HT de : 6 090,00 EUR. C'est le montant que doit verser votre client pour cette deuxième étape d'avancement.

Et le même procédé doit être répété au moins autant de fois qu'il vous faut faire des factures de situation, pour couvrir le prix total à payer de votre projet.

: Si, maintenant, vous vous apercevez que votre projet vous impose des coûts supplémentaires. Mettons, pour un fournisseur qui impose une forte revalorisation du coût sur l'une de ses sous-traitances. Faire une facture de situation exceptionnelle vous permet de couvrir cette dépense, même alors que le projet est déjà bien avancé*.
* Le mieux dans ces cas-là, c'est de bien lier votre numéro d'affaire à votre facture. Voire même de créer une remise de situation à part. Pour que lorsque vous ferez l'analyse de votre projet vous puissiez identifier facilement les écarts (et peut-être même de vous apercevoir qu'il vaudra mieux arrêter de travailler avec ce fournisseur à l'avenir).

Étape 4 : Retrouver les factures de situation précédentes sur le document de facture

Dans l'idée, si nous imprimons la 2ème facture d'avancement, que nous venons de créer, vous devriez avoir sur votre document les éléments suivants 👇

• On voit bien qu'on est sur la 2ème facture de situation, avec sa quantité à 50 %…

• … et on retrouve, dans le pied de facturation, un Total brut à 10 150,00 EUR, auquel on a soustrait -4 060,00 EUR pour la facture de situation n°1.

Cette méthode de facturation permet globalement de démultiplier le nombre de pièces de facture en fonction de l'état de livraison des éléments qui la composent. Aussi, vous comprenez bien l'intérêt de facturer à la situation et non au projet 💡

: Et avec une 3ème facture de situation à 70 %, on aurait un pied de facturation comme sur la capture d'écran suivante.

Facturer sa dernière Situation : facturer le restant 🔚

Pour la dernière facture, il faut retourner sur la commande de départ. De-là, vous devez lancer la livraison de votre commande, et de son produit fini. Tout du produit fini et de sa livraison doivent être livrés, pour être sûr de pouvoir passer à la suite sur une base propre.

De-là, vous devez clôturer vos lignes de livraisons en validant que la livraison est bien terminée avec . Puis vous venez Clôturer la pièce.

Ensuite, vous devez rouvrir votre commande de vente. Et de-là, il vous suffit de rouvrir la dernière facture de situation que vous avez facturée à votre client.

Ensuite, de dupliquer cette dernière, puis de passer de suivre le même processus que quand nous avons créé la 2ème, 3ème, 4ème facture ↗︎ (d'abord ajouter une nouvelle remise sur les précédentes, puis ajouter vos quantités sur toutes les lignes de la facture, etc.). Sauf qu'à la différence ici, c'est qu'en Quantité, vous devez renseigner 100 %.

Surtout bien penser à mettre 100 % sur toutes vos lignes.

Enfin, il ne vous reste plus qu'à contrôler : 

• D'abord en vérifiant que votre livraison a bien été clôturée, qu'il ne vous reste pas une pièce en attente d'action. Car on ne sait jamais, facturer une deuxième fois est vite arrivée.

• Après, en vous assurant que tous vos paiements ont bien été reçus.

• Mais également, en venant sommer toutes vos factures de situation. Celles-ci doivent a minima correspondre au Total HT de votre commande de vente (ou en tout cas, elles doivent correspondre au total hors taxe de la commande, plus les différents frais supplémentaires facturés).

: Pour faire la somme des Factures de situation d'un projet, vous pouvez soit passer par votre Affaire, en regardant si le total facturé est bien de 100 %, soit passer par l'analyse en filtrant que sur les factures de situation de ce projet (avec le nom de l'affaire, ou le nom du produit, ou le nom du tiers).
Avec l'Analyse, il ne vous reste plus qu'à monter une vue avec : N° de facture, N° de commande, date d'émission, montant HT, montant TTC, et vos différentes déclarations de situation. Puis à mettre un agrégation sur la Somme HT.

Alors n'hésitez plus et passez dès maintenant à la Facture de situation, pour simplifier et mieux optimiser vos recettes à court terme ! 📈

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