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L'inventaire annuel, aussi appelé comptage, est primordial pour régulariser votre stock et vous aider à piloter votre activité.
Dans cet article, découvrez comment l'effectuer sur votre ERP Altior.
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Lancer votre inventaire
Dans la barre de recherche Altior, tapez inventaire ou stock pour accéder à la vignette suivante. Cliquez ensuite sur pour créer un nouvel inventaire :
Une fenêtre de confirmation s'ouvre alors :
Indiquez alors une désignation (si vous souhaitez modifier celle par défaut) et assurez-vous que vos mouvements de stock (réceptions, livraisons et déclaration d'OF) soient bien réalisés et mis en pause le temps de l'inventaire.
En effet, cela fausserait vos données lorsque vous réimporterez vos articles et risquerait également de provoquer des erreurs d'inventaire.
Cliquez ensuite sur , pour passer à l'étape suivante.
Exporter votre stock
Une fois l'inventaire créé, il vous faut exporter votre stock. Pour cela, téléchargez la liste à compter qui correspond à l'ensemble de votre stock en cliquant sur le bouton associé :
Ouvrez ensuite votre tableur et importez y le fichier.
Attention : seuls les articles actifs sont exportés dans la liste à compter. Si vous voulez modifier la quantité en stock de certains articles inactifs (pour vider le stock par exemple), il vous faudra d'abord les réactiver manuellement avant de télécharger votre liste à compter.
Dans cet article, l'outil choisi est Google Sheet, mais le fonctionnement est identique sur Excel.
Comptez vos articles
Vous pouvez alors passer au comptage de tout votre stock. Pour cela, considérez une par une chaque ligne de votre fichier.
Astuce : vous pouvez trier le fichier par emplacement, par exemple, et imprimer la liste (n'hésitez pas à masquer certaines colonnes et changer la mise en page du fichier, et augmenter la taille de la police et la hauteur des colonnes pour plus de lisibilité).
Comptez dans votre stock la quantité que vous possédez de cet article. Renseignez alors cette valeur dans la colonne Qté comptée et choisissez Validé dans la colonne suivante.
L'écart entre la valeur d'origine et la valeur comptée est alors automatiquement calculé dans la colonne associée. À titre informatif, l'écart de coût est aussi indiqué.
Quelques précisions
Détaillons maintenant des éléments de fonctionnement et quelques subtilités du fichier de comptage.
Note : dans les exemples ci-dessous, certaines colonnes sont volontairement masquées pour faciliter la lecture de la feuille de calcul.
Gestion de stock
En cas de gestion par lot, chaque ligne correspond à un numéro de lot spécifique dans un emplacement de stock précis. Si plusieurs lots se trouvent dans un même emplacement alors cela générera autant de lignes que de lots. Le fonctionnement est identique pour les numéros de série et la gestion en qualité.
Exemple : l'article Turbine AX-630 est géré avec un numéro de lot, un numéro de série, et une qualité.
Au cours de l'inventaire, une des turbines est manquante (la AX-630-01) et deux autres ont été retrouvées (les turbines AX-630-13 et AX-630-F4) du fait d'une mauvaise manipulation de stock il y a quelque temps.
Pour la turbine manquante, il ne faut pas supprimer la ligne mais indiquer une quantité à zéro. Pour les turbines retrouvées, puisque ces dernières ont deux numéros de série unique, on crée deux lignes en déclarant la quantité à 1.
Vous vous rendez ensuite compte que la turbine AX-630-F2 est défectueuse et doit passer en qualité R (rebut) dans le nouvel inventaire. Créez alors une ligne différente pour la turbine R et réduisez la quantité à zéro pour la turbine A.
N'oubliez pas d'indiquer vos lignes comptées comme étant en statut Validé pour la comptabiliser au moment du report.
En cas d'ajout d'un nouveau numéro de lot ou de série, pensez aussi à indiquer la quantité en stock à zéro. Sinon, vous obtiendrez ce message d'erreur à l'import :
"Le stock a changé entre la création de l'inventaire et sa validation, pour le produit P00299. Aucun stock trouvé pour les ruptures saisies, vous devez mettre à jour votre fichier"
Note : lorsque vous créez de nouvelles lignes, comme pour ajouter des références aux propriétés différentes du produit original, pensez à d'abord copier-coller sa ligne pour être sûr de ne commettre aucune erreur.
Par exemple, avant inventaire vous aviez 3 Rond Aluminium 2017A T4 ø60 de 6 m, 1 de 5,5 m et 1 de 3 m. Après comptage vous vous apercevez qu'il vous reste 2 de 6 m (soit une régul de -1 barre), que le stock de 5,5 m lui ne bouge pas et qu'il ne reste plus de rond de 3m. Par contre vous retrouvez 1 chute de 1,5 m ; celle-ci doit figurer dans votre stock. Pour cela vous devez dupliquer la ligne 4 en veillant à mettre à jour toutes les cellules bleues et mettre à zéro les cellules vertes (cf. tableau ci-dessous).
Cliquez sur l'image pour ouvrir l'aperçu.
Quantités
Vous pourrez retrouver trois colonnes de quantités :
- la Qté stockée (reprend le total de votre stock au moment de l'export des données)
- la valeur de la colonne Qté réservée (permet de savoir quelle quantité de votre stock total est déjà comprise dans vos livraisons non validées)
- pour finir la Qté comptée (permet d'indiquer la quantité que vous avez comptée dans votre stock)
Note : la quantité comptée ne peut pas être inférieure à la quantité réservée.
Coût
Le comptage vous permet uniquement de vérifier la quantité en stock. Il n'est pas possible de mettre à jour le coût de vos articles grâce à la fonctionnalité d'inventaire.
Vous pourrez simplement visualiser depuis votre fichier de liste à compter le coût unitaire de votre article, le coût total dans votre stock avant inventaire, le coût compté (quantité comptée x coût unitaire) et l'écart de montant engendré par la différence.
Transfert de stock
Si vous avez besoin de modifier l'emplacement de stock de tout ou partie d'un produit, suivez ces quelques étapes :
- dupliquez la ligne de l'élément concerné et copiez les informations dans la nouvelle ligne
- passez à zéro la quantité comptée sur la ligne de l'ancien emplacement de stock
- modifiez les colonnes Zone de stock et Emplacement dans la ligne dupliquée
- indiquez une quantité de stock à zéro pour le nouvel emplacement et une quantité comptée égale à la quantité dans ce nouvel emplacement
Importer votre stock
Une fois votre comptage terminé et après vérification que toutes vos lignes comptées sont bien en statut Validé, enregistrez votre fichier (pour Excel) ou téléchargez votre fichier en format XLSX (pour Google Sheet) et rendez-vous sur votre fenêtre d'inventaire Altior.
Note : vous pouvez retrouver tous vos inventaires depuis la liste des inventaires accessible via, présent sur la vignette d'inventaire.
Avec un simple glisser-déposer ou en cliquant sur la zone dans la section d'import de votre inventaire pour parcourir vos fichiers, choisissez votre liste comptée :
En cas d'erreur, retournez sur votre fichier pour résoudre cette dernière. Retéléchargez alors votre fichier et importez la liste corrigée en cliquant sur :
Une fois que votre fichier est prêt, il ne vous reste plus qu'à valider (ou à annuler) votre inventaire :
Attention : une fois l'import de la liste confirmé, vous ne pourrez plus revenir en arrière. Vérifiez bien vos données avant la confirmation.
Vérifier votre inventaire
Une fois votre import terminé en bonne et due forme, vous pourrez vérifier et contrôler l'inventaire de plusieurs manières.
La section Comptages confirmés permet d'avoir accès au fichier qui vous a permis de faire votre import (vous pouvez cliquer dessus pour le télécharger).
L'import de vos données a pu entraîner une entrée manuelle et / ou une sortie manuelle. Accédez à ces dernières en cliquant sur leur référence pour voir en détail quels articles et quelles quantités sont entrées / sorties de votre stock.
Pour finir, vous pouvez accéder à votre stock entier en tapant stock dans la barre de recherche :
Vous pourrez aussi retrouver l'ensemble des fichiers liés à l'inventaire automatiquement téléchargés dans la GED :
Et voilà vous savez tout sur l'Inventaire Altior. Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur nos fonctionnalités.