Bienvenue dans la Communauté Altior !
A la base de votre gestion commerciale se trouve votre base fournisseurs et clients. Continuez votre lecture pour découvrir la fiche tiers et son contenu.
Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement :
- Les rôles client et fournisseur
- Relation tiers-collaborateur
- Retrouver les clients/fournisseurs/contacts dans la recherche
- Supprimer la fiche d'un client ou d'un fournisseur
Les rôles client et fournisseur
Sur Altior, la notion de tiers regroupe à la fois :
- Les clients à qui vous vendez directement (personnes physiques ou morales)
- Les fournisseurs à qui vous achetez directement (personnes physiques ou morales)
A la création d'une fiche tiers, vous choisissez son profil : uniquement client, uniquement fournisseur ou les deux. Si une entreprise est à la fois client et fournisseur, vous ne créerez qu'une seule fiche tiers.
Saisissez ensuite les informations et les coordonnées de votre tiers : Raison sociale, numéro de Siret, adresses, numéros de téléphone, etc.
Note : Il n'y a pas de limite de nombre d'adresses, de numéros de téléphone ou mails par fiche.
Relation tiers-contact
Pour chaque client ou fournisseur, vous pouvez lier un ou plusieurs contact(s). Un contact sur Altior est une personne physique identifiée qui travaille au sein de l'entreprise client/fournisseur.
Prenons un exemple ci-dessous :
ETS DUPONT est l'un de mes clients. Au sein de l'ETS DUPONT, mes interlocuteurs physiques sont :
- Bernard DUPONT, gérant
- Virginie LEROY, acheteur
Sur Altior, trois fiches tiers sont à créer : ETS DUPONT, Bernard DUPONT et Virginie LEROY.
Sur la fiche ETS DUPONT, il suffit d'associer les deux contacts en cliquant sur ce logo :
En cliquant ici, un onglet s'ouvre à gauche pour vous laisser saisir les coordonnées du contact. Nous vous conseillons de saisir le maximum de coordonnées du contact (numéro de téléphone, adresse mail, etc).
A la visualisation de la fiche ETS DUPONT, vous obtenez les coordonnées des contacts en un coup d'œil :
Sur la fiche du contact, vous pouvez connaître la ou les entreprises à laquelle il est rattaché en consultant la section Est contact de. Exemple sur la fiche de Bernard DUPONT :
Note :
- Plusieurs contacts peuvent être sur une même fiche tiers entreprise. Exemple : L'acheteur, le comptable, etc.
- Une personne physique peut être le contact de plusieurs entreprises. Exemple : Un acheteur travaillant pour plusieurs entreprises.
Relation tiers-collaborateur
Un collaborateur est un employé de votre entreprise que vous souhaitez lier à une pièce du flux. Contrairement à la notion de contact, un collaborateur est donc interne à votre organisation. Cela peut correspondre à un chargé d'affaire, à un acheteur, ou encore à votre comptable.
Pour créer un collaborateur sur Altior, vous devrez lui créer une fiche tiers à son nom. N'oubliez pas de lui affecter le profil Collaborateur puis, une fois le tiers créé, de remplir son ou ses rôle(s) dans l'onglet correspondant.
Le collaborateur peut avoir de nombreuses utilités sur l'ERP Altior, nous allons ici en détailler deux principales.
Lier un collaborateur à une pièce d'achat / vente
Ajouter un ou plusieurs collaborateurs sur vos pièces permet notamment d'ajouter ses informations de contact sur l'édition des pièces en question.
Pour se faire, sur n'importe quelle pièce d'achat / vente (commande, facture, etc.), retrouvez la section Collaborateur sur la gauche de votre fenêtre.
Vous pourrez alors y ajouter autant de tiers que souhaité pour peu que ces derniers aient bien le profil Collaborateur.
À l'impression de votre pièce, retrouvez les collaborateurs renseignés en haut à gauche avec leurs rôles et leurs informations de contact.
Note : Si un collaborateur doit systématiquement apparaitre sur les pièces d'un client ou d'un fournisseur en particulier, vous pouvez le renseigner dans le champ Collaborateur de l'onglet Client / Fournisseur du tiers concerné. Ce collaborateur apparaitra alors par défaut sur toutes les pièces de ce client / fournisseur. ¨Pour plus d'informations, nous vous invitons à lire cet article Altior Community : La fiche Tiers dans Altior
Filtrer la recherche par collaborateur
La deuxième utilité principale du collaborateur découle de son utilisation dans vos flux d'achat et de vente.
En effet, dans la recherche Altior, vous pouvez filtrer vos pièces par collaborateur associé. Pour cela, sélectionnez un ou plusieurs type(s) de données sur le(s)quel(s) peuvent apparaitre un collaborateur (dans notre exemple ci-dessous tout le flux de vente). Vous trouverez alors un peu plus bas le filtre Collaborateur.
Filtrez ainsi votre recherche en ne visualisant que les pièces qui vous concernent par exemple.
Note : Cette notion de filtrage par collaborateur peut aussi être utilisée dans vos tableaux d'analyse pour calculer les commissions de vos chargés d'affaire ou de vos commerciaux par exemple.
Comment retrouver les clients/fournisseurs/contacts dans la recherche ?
Sur la recherche Altior, cliquez sur le filtre Tiers sur la gauche de votre écran permettant d'afficher l'ensemble des fiches tiers :
Vous pouvez ensuite filtrer sur un type de relation en particulier : client, collaborateur, contact ou fournisseur.
Comment faire pour supprimer la fiche d'un client ou d'un fournisseur ?
Il est possible de supprimer une fiche tiers tant que ce client/fournisseur n'est pas utilisé sur un document de vente ou d'achat. Cela se fait via le logo en bas à gauche de la fiche :
Si déjà utilisée, il est possible de désactiver une fiche tiers en suivant cet article : Comment activer/désactiver un produit/tiers ?
Pour être guidé pas-à-pas sur la création d'une fiche tiers, n'hésitez pas à suivre l'Assistant Altior, accessible en cliquant sur ce bouton en haut à droite de votre écran :