: Le module de Comptabilité Pennylane ↗︎ ne fait pas partie de l'offre Altior. Si vous souhaitez souscrire à l'outil comptable, vous devez prendre contact et choisir l'abonnement de votre choix chez Pennylane directement.
Bienvenue dans la Communauté Altior !
Comme vous le savez sans doute, la réforme de la facturation électronique transforme en profondeur les habitudes administratives des industries.
Mais quid alors de votre comptabilité ? Comment éviter la double saisie entre votre outil de gestion industrielle et votre logiciel comptable ?
Pour répondre à ce problème majeur, Altior crée un module intégré à la Comptabilité de Pennylane. Lorsque vous faites le choix d'utiliser Pennylane à la fois comme Plateforme Agréée (PA) ↗︎ et comme outil de comptabilité, vous réunissez sans plus aucune contrainte le meilleur de ces 2 mondes.
Laissez-vous guider à travers cet article pour découvrir comment la synchronisation de vos plateformes va simplifier votre gestion comptable au quotidien.
: Cet article s'adresse à vous si vous utilisez Pennylane pour votre comptabilité, et pas uniquement comme plateforme de facturation. Dans le cas échéant, nous vous invitons à d'abord prendre connaissance de cet article : Connecter Altior et Pennylane : le guide complet pour gérer vos factures électroniques ! ↗︎
Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement :
Pourquoi centraliser sa comptabilité dans Pennylane ?
Rappel, Pennylane est à la base un logiciel comptable qui est là pour gérer et centraliser la comptabilité de votre société. L'utilisation de ce dernier en tant que Plateforme Agréée (PA) doit être vu comme un atout et une simplification de votre gestion comptable.
Ce choix vous permet de bénéficier d'un écosystème unifié où chaque envoi depuis l'ERP (vers Pennylane) permet de faire d'une pierre deux coups : la transmission de votre facture à la Plateforme Agréée et la génération de vos mouvements comptables, sans nécessiter d'export manuel fastidieux et chronophage.
Sans compter les autres avantages, qui en centralisant vos finances dans l'outil, vous assurent :
Archivage légal sécurisé : Vous confiez l'archivage obligatoire de 10 ans à des serveurs certifiés situés au sein de l'Union européenne.
Conformité permanente : Vous assurez une traçabilité totale en cas de contrôle administratif de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
Automatisation des écritures : L'émission et la réception de factures électroniques (Factur-X) génèrent automatiquement les écritures dans vos journaux comptables au sein de Pennylane.
| Flux de facturation | Action dans l'ERP Altior | Action automatisée dans Pennylane |
|
Ventes (Émission) Altior -> Pennylane |
Validation et envoi de la facture |
Création de la facture et des écritures comptables |
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Achats (Réception) Pennylane -> Altior |
Rapprochement avec la réception marchandise |
Réception de la Factur-X et création des écritures |
Contacter le Support Altior pour mettre en place le connecteur
Il ne vous reste plus qu'une étape à faire, celle de contacter le Support Altior ↗︎, avec un ticket d'assistance en demandant de vous activer la synchronisation comptable entre Altior et Pennylane.
: Et si vous avec plusieurs établissements et/ou sociétés sur Altior, n'oubliez pas de faire la liste exacte des établissements où vous souhaitez que l'on active cette option.
Et voilà, Altior et Pennylane sont maintenant synchronisés, et la gestion des factures électroniques est enfin disponible sur votre ERP.
Disparition partielle de la comptabilité dans Altior
La Synchronisation comptable a un impact non négligeable sur Altior étant donné que vous n'allez plus pouvoir faire d'Export comptable ↗︎ sur notre outil.
Dit comme ça, évidemment cela soulève des questions, mais sachez également que vous en aurez fini avec les comptes comptables clients, fournisseurs et les comptes de TVA.
Vous pourrez toujours créer/modifier des comptes comptables et les affecter aux fiches produits ↗︎ et aux fiches services ↗︎, mais dorénavent le connecteur entre Altior et la Compta. de Pennylane se charge de répertorier les bons comptes et de monter tous vos journaux comptables.
En effet, ce changement est dû au fait qu'Altior ne gérera plus de "pré-génération comptable". Je vous laisse découvrir ces raisons dans les prochaines sections de cet article.
Flux comptable de vente
Rapprocher une facture de vente avec sa version Pennylane
Commençons par le flux vente. Pour les Factures de vente ↗︎, les Avoirs de vente ↗︎ et les Acomptes de vente ↗︎ on continu à faire comme d'habitude, on les créer, modifie et valide dans Altior.
La nuance est que vous n'avez plus besoins de faire d'export comptable étant donné que vous allez utiliser le connecteur Pennylane.
Ce fonctionnement va avoir l'effet de créer une facture dans Pennylane qui permettre d'envoyer la facture électronique à la PA de votre client mais également, et c'est ce que l'on cherche, de générer vos entrées comptables dans Pennylane.
Création automatique des entrées comptables
Et oui, qui dit envoi vers Pennylane dit création des entrées comptables sur celle-ci. Et c'est Pennylane qui est maître des entrées comptables et qui les créent selon les règles que vous avez définis dans les paramètres de son logiciel.
La seule choses qu'Altior peut faire pour la comptabilité est de donner les comptes comptables pour les produits et les services ; Pennylane n'accepte pas d'autres informations comptables.
Info : section Code comptable masquée dans l'ERP
C'est pour cette raison que l'on ne vous permet plus de renseigner de compte pour les tiers et les TVA quand la Synchronisation comptable est activé comme ces comptes ne peuvent plus être exploités dans Altior.
De plus, laisser ces comptes apparaitre dans Altior serait une source d'erreur et de mauvaise interprétation qui pourraient être complètement fausse. Puisque vous pourriez avoir configuré manuellement des numéros de comptes qui ne seraient finalement pas ceux mis en place avec Pennylane.
: Vous pouvez également faire le choix de saisir aucun compte comptable dans Altior pour vos produits et services. C'est une liberté que vous pouvez tout à fait suivre.
De cette manière, c'est Pennylane qui est en charge de définir les comptes comptables pour vos lignes à la réception des factures sur l'outil. Sans que vous n'ayez à penser à compléter vos codes à chaque nouvel article que vous créez.
Flux comptable d'achat
Maintenant, du côté des achats : Les pièces du flux d'achat vont dorénavant/principalement venir de Pennylane avant d'être dans Altior. En effet, étant donné que vous avez défini Pennylane comme votre Plateforme Agréée (PA), c'est donc bien via la PA que vous recevrez les pièces de facturation de vos fournisseurs.
Le flux d'achat classique
Ainsi, de la PA vous recevez toutes vos Factures d'achat ↗︎ et vos Avoirs d'achat ↗︎. Ce qui veut dire que toutes vos factures sont d'abord créées dans Pennylane, ainsi que toutes vos entrées comptables, et que seulement dans un second temps vos pièces de facturation arrivent dans Altior.
D'où le fait qu'une fois ces dernières validés vous n'avez pas besoin de faire d'Export comptable (puisque vos factures et leurs entrées comptables sont déjà dans Pennylane).
Puis il ne vous reste plus qu'à rapprocher les factures fournisseur en attente sur Pennylane, avec les factures d'achat en attente sur votre ERP, grâce à notre outil d'Import de facture.
Cas spécifique : la facture d'un fournisseur étranger
Une exception existe tout de même, les factures fournisseurs étrangères.
Et oui, comme vous le savez, les sociétés étrangères non pas besoin de passer par le flux des factures électroniques pour vous transmettre leurs factures.
Celle-ci arrivent chez-vous, comme ils l'ont toujours fait, par mail ou dans de plus rares cas par voie postal.
Pour ces factures rien de bien compliqué, saisissez et validez-les dans Altior comme vous aviez l'habitude de le faire. Une fois fait il ne vous reste qu'à utiliser les boutons d'envoi Pennylane, disponible dans le coin supérieur droit de vos factures, pour envoyer votre facture dans cette dernière et voir vos factures se créer dans Pennylane, avec toutes ses entrées comptables.
Et voilà vous savez tout sur Connecteur Altior et Pennylane : Pennylane au centre de votre gestion comptable !. Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur toutes nos fonctionnalités.
Foire aux questions (FAQ) 🧶
Je ne trouve plus la section pour renseigner mes codes comptables clients/fournisseurs et TVA dans Altior, est-ce normal ?
Oui, tout à fait ! Dès lors que le connecteur comptable Pennylane est activé, cette section est volontairement masquée dans l'ERP pour éviter les erreurs.
C'est désormais Pennylane qui est maître des entrées comptables. C'est donc dans le module de configuration du Plan Comptable de Pennylane que vous pilotez et centralisez ces comptes.
Comment s'assurer que la liaison comptable est bien active sur mon environnement Altior ?
Le moyen le plus rapide est de vous rendre sur la fiche d'un de vos tiers. Si la section permettant de configurer les codes comptables a disparu (contrairement à l'affichage classique), c'est que votre connecteur est bel et bien activé !
Quelle est la différence entre la "PA Pennylane" et la "Comptabilité Pennylane" ?
L'une est gratuite et incluse votre Offre Altior, l'autre est un module de comptabilité supplémentaire que vous pouvez souscrire auprès de Pennylane.
Pour rappel :
PA (Plateforme Agréée) uniquement : Pennylane sert uniquement de "boîte aux lettres" légale pour émettre et recevoir vos factures électroniques. Dans ce scénario, vous devez toujours utiliser l'export comptable d'Altior pour transmettre vos données à votre logiciel de comptabilité habituel (Sage, Cegid, etc.).
PA + Comptabilité (Synchronisation comptable) : Vous utilisez l'écosystème complet. En plus de gérer les flux électroniques, Pennylane centralise vos finances et génère vos écritures comptables sans aucune double saisie ni export manuel.
Comment gérer la comptabilité des factures de mes fournisseurs étrangers ?
Les fournisseurs étrangers n'étant pas soumis à la réforme française de la facture électronique, ils continueront de vous envoyer leurs factures par mail ou courrier postal.
Pour ces cas spécifiques, le processus est le suivant :
Vous saisissez et validez la facture manuellement dans Altior, comme vous en aviez l'habitude.
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Vous cliquez ensuite sur le bouton d'envoi vers Pennylane (en haut à droite de la pièce) pour envoyer votre facture dans cette dernière.
Cette action transmet la facture à Pennylane, ce qui permet à l'outil de générer automatiquement vos écritures comptables et d'assurer vos obligations déclaratives.
Gérons-nous le multi-établissement de la même façon avec le module de comptabilité ?
Oui, la logique est identique.
La logique fiscale impose 1 seule Plateforme Agréée par Société. Néanmoins, si votre entreprise comporte plusieurs établissements, vous devez impérativement copier et coller votre adresse de PA sur la fiche de chaque établissement dans Altior pour que tous les flux remontent correctement vers votre comptabilité centralisée dans Pennylane.
Que se passe-t-il pour mes factures non-liées à mon activité (notes de frais, électricité...) qui arrivent sur Pennylane ?
Il est inutile d'intégrer dans Altior des factures qui n'ont pas d'utilité opérationnelle (pas de lien avec un projet, une affaire ou un ordre de fabrication). Ces factures peuvent simplement être traitées à côté dans Pennylane.
En revanche, vous devez impérativement avoir ces factures dans votre logiciel de comptabilité.
Pennylane doit être le garant de la santé financière globale de votre entreprise. À ce titre, il doit impérativement centraliser l'intégralité de vos flux financiers (frais généraux, abonnements, factures d'énergie, etc.) afin d'assurer votre conformité vis-à-vis de la DGFiP.
C'est indispensable pour dresser un bilan comptable exact, calculer vos taxes et déduire correctement toute votre TVA.
