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Vous cherchez à personnaliser vos communications ? À adapter vos échanges en fonction du client adressé, du sujet abordé ou de la demande formulée ? Ou bien vous souhaitez normer vos mails en fonction de vos évolutions internes et les remontées de vos destinataires ? Altior met à votre disposition un service de configuration de mails vous permettant la création : de Modèles de mails et d'une liste d'Expéditeurs/trices.
N'attendez plus et poursuivez la lecture de cet article pour en savoir plus.
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En qualité d'Administrateur, vous pouvez configurer la plupart des pièces et champs présents dans Altior (listes déroulantes, comptabilité, champs personnalisés…). Pour cela il vous suffit d'accéder aux paramètres Altior, de cocher Paramètre dans la zone Affichage avancé de vos filtres, en bas à gauche de votre écran.
Tous les types de données paramétrables s'affichent, notamment les paramètres du Paramétrage des modèles de mails et du Paramétrage des expéditeurs qui nous intéressent ici. |
Note : lancer une recherche, en plus des filtres, vous permet de cibler encore plus rapidement la fonctionnalité que vous souhaitez configurer.
Configurer des modèles de mail
Dans votre entreprise, votre communication et ses spécificités, en terme de : ton, style ou d'informations, chaque détail compte et se doit d'être le reflet de votre professionnalisme. C'est de ce postulat que toute la réflexion des modèles de mails a été portée.
Modèles personnalisés
Il peut vous arriver que dans certaines situations vous ayez besoin d'adapter votre discours commercial en fonction du client auquel vous adressez votre message, en fonction de clauses particulières ou de rappels spécifiques, ou encore pour des questions d'établissements différents. Et pour cela vous pouvez avoir besoin d'éditer vous-mêmes vos modèles.
La personnalisation permet une meilleure adaptabilité aux cas particuliers, plus de flexibilité en fonction des périodes par lesquelles passent votre industrie.
Personnalisation simple
En passant par la personnalisation de modèles le fonctionnement reste tout de même très simple. L'objectif ici est d'offrir une interface efficace, claire et globalement complète, en excluant des configurations trop complexes.
Pour y répondre, la modale a été pensée en incluant :
- l'ajout de modèles adaptés aux différents types de Pièces commerciales ;
- des Destinataires par défaut (comme un Expéditeur et/ou des copies) ;
- la possibilité de compléter le Corps du mail avec un éditeur complet (type de police, taille, couleurs, etc.) ;
- l'intégration de variables dynamiques (appel du Numéro de pièce à l'origine du mail d'envoi) ;
Note : est également disponible un espace dans lequel vous pouvez ajouter des versions traduites de vos mails, en passant par. Retrouvez dedans les champs Désignation, Objet & Corps du mail.
En Multi-établissements
INFO : ce module est une option en plus de l'offre standard d'Altior. Si vous êtes intéressés, vous êtes invités à contacter le commercial en charge de votre dossier, pour en savoir plus.
Retrouvez également un champ Établissement(s) dédié à l'attribution de votre modèle à un établissement particulier. Dans le traitement de vos envois, ou encore la personnalisation de vos offres, attribuez vos modèles selon l'établissement sur lequel vous souhaitez envoyer votre communication.
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Dans le cas où vous êtes amenés à échanger sur de la maintenance, de la formation ou du service, par exemple, il est assez difficile de passer par un modèle unique. Et ce d'autant plus si votre établissement ne se charge que du Service Après Vente ( et s'il se retrouve être le seul à utiliser ce modèle, au bout du compte). Pour ainsi dire, créer des modèles à l'établissement est pertinent lorsqu'il existe des différences significatives dans la localité, l'activité, ou la relation client. |
En somme, cette fonctionnalité de Paramétrage des modèles de mails n'est pas seulement un outil technique mais constitue également un levier stratégique pour optimiser votre communication, renforcer la marque et fluidifier vos échanges avec votre client. Le tout en offrant une expérience simplifiée et qui va à l'essentiel.
Note : 2 astuces permettent une meilleure gestion de vos modèles et une meilleure communication auprès de vos clients.
- Renseigner le nom de votre entreprise dans l'objet de vos modèles de mails pour que votre client retrouve plus facilement vos échanges dans sa boîte de réception (ex : ALTIOR USINAGE - Facture n°2412ADV100001).
- Ajouter le nom de l'établissement, ou son code d'identification, à la Désignation de vos modèles pour retrouver rapidement dans la liste ceux rattachés à la succursale pour laquelle vous travaillez.
Gérer la liste de ses expéditeurs
Les modèles de mails proposent d'ajouter des contacts par défaut (Expéditeur par défaut, Cc, Cci), comme vu précédemment, en vous évitant d'avoir à saisir manuellement ces informations à chaque envoi.
Si vous avez une adresse de service pour votre Administration des ventes, ou encore pour votre Relation client, le Paramétrage des expéditeurs aide à rendre vos envois encore plus automatisés et rapides, sans compromission ou omission pour votre flux commercial.
L'expéditeur
Avoir un expéditeur à l'envoi de mail, c'est indiquer qui envoie le mail. Le destinataire, votre client, comprend de cette manière d'où provient le courriel (d'un collaborateur, d'une équipe, d'un service).
L'adresse expéditrice sert de point de contact pour des réponses (en passant par le : Réponse à) ou d'éventuelles demandes complémentaires.
Et à ce jour, Altior vous propose jusqu'à 3 types d'expéditeurs :
- l'expéditeur/trice classique, aussi connu comme simple contact (la direction comptable, un consultant externe, etc.) ;
- l'expéditeur/trice utilisateur, ou un contact rattaché directement au compte Altior de l'un de vos collaborateurs (intéressant pour le sentiment d'attachement que pourrait rechercher votre destinataire en se sachant en communication avec une personne physique) ;
- l'expéditeur générique, ou la boîte mail du service comptable, du service qualité, ou encore du service achat (ex : facturation@VotreEntreprise.fr).
De manière générale, un expéditeur bien déterminé, clair et identifiable, renforce significativement la crédibilité de votre discours et la valeur que vous portez à la transparence, et aux relations client. Vos destinataires sont de fait plus enclins à ouvrir vos emails s'ils reconnaissent leurs expéditeurs.
Aussi prenez le temps de bien renseigner vos expéditeurs, et de bien les joindre à vos modèles, pour être sûrs d'avoir un impact optimal dans l'inconscient de votre clientèle (c'est aussi ça travailler son image de marque).
- Une relance de paiement envoyée par : "recouvrement@entreprise.fr", et dont en copie/"réponse à" est joint l'adresse du collaborateur en charge du dossier, reflète nécessairement un message plus formel, plus professionnel et en même temps plus accessible.
- Une offre promotionnelle envoyée par : "marketing@entreprise.fr", en revanche, aura tendance à apparaître comme plus impersonnelle, plus informelle.
Note : sur une instance en Multi-établissements, ce paramétrage permet de définir des expéditeurs spécifiques à chaque établissement (avec l'attribution à l'établissement) tout en évitant des configurations manuelles fastidieuses.
ATTENTION : vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs fiches expéditeurs sur un même utilisateur à condition que chacunes de leurs fiches soient bien rattachées à un établissement distinct. De cette manière, vous avez la possibilité de gérer des signatures différentes par expéditeur en fonction de l'établissement pour lequel vous travaillez.
La signature
Jusqu'à 2 types de signatures expéditeurs sont disponibles en plus des modèles de mails. Lorsqu'une signature est au mail non seulement vous apportez un discours personnalisé mais vous offrez à votre client un point de contact vers lequel se tourner pour toute question supplémentaire.
- Une signature avec le nom et les coordonnées d'un collaborateur est particulièrement bien perçue. Elle favorise les échanges directs entre le chargé de mission chez-vous et votre destinataire obligé.
- Pour des communications automatiques ou standardisées (ex : notification de paiement, relance, etc.), une signature générique de service évite de surcharger inutilement vos mails avec des informations personnelles, tout en identifiant toujours l'entreprise.
Simple
Le template de signature Simple facilite la gestion de vos signatures en offrant de les écrire dans plusieurs champs, tout en ajoutant des styles de texte très simples.
Jouez sur les tailles, les épaisseurs, les couleurs et les nombres de lignes comme vous le souhaitez. Cet espace vous offre quelques libertés de création tout en permettant le renseignement de toutes les informations généralement nécessaires dans une signature de mail.
Note : jusqu'à 4 champs d'édition de texte, vous pouvez également faire des retours à la ligne dans chacun d'eux pour plus de personnalisation (le tout sans coder).
Avancée (HTML)
Avec l'interface HTML, il est possible de personnaliser la signature de vos expéditeurs au-delà des limitations d'un éditeur de texte riche :
- mise en page complexe avec l'ajout de colonnes, en dédiant des espaces précis et en structurant sous forme de grille les éléments de votre signature ;
- styles avancés en passant des règles CSS (Cascading Style Sheet) spécifiques, comme des dégradés de couleurs, des ombres, des bordures, etc. ;
- éléments interactifs avec des liens cliquables, des icônes, des bannières vidéos ;
- images qui représentent la marque et/ou le collaborateur pour lequel vous créez la signature ;
Une chose ci-dit est à toujours garder en tête lorsque vous effectuez ce genre de signature, c'est de bien penser à la cohérence dans l'identité de votre marque. Une fois le modèle qui vous convient de créé, il est conseillé de simplement dupliquer votre code entre vos différents expéditeurs pour bien lisser vos communications.
Ils sont une porte d'entrée dans votre manière d'afficher votre industrie auprès du client, il est essentiel de bien faire attention à cette image pour ne pas imputer des effets négatifs à vos projets futurs.
Exemple de signature HTML :
<table style="width: 500px; font-family: Arial, sans-serif; border-left: 4px solid #0078D4; padding-left: 10px;">
<tr>
<!-- Photo -->
<td style="width: 80px; padding-right: 15px;">
<p> Ici votre logo </p>
<img src="https://via.placeholder.com/80" alt="Photo">
style="width: 80px; height: 80px; border-radius: 50%; object-fit: cover; border: 2px solid #0078D4;">
</td>
<!-- Informations -->
<td style="border-left: 1px solid #ccc; padding-left: 15px;">
<p style="margin: 0; font-size: 1.2em; font-weight: bold; color: #0078D4;">Nom Prénom</p>
<p style="margin: 2px 0; font-size: 1em; color: #555;">Poste de travail</p>
<p style="margin: 2px 0; font-size: 1em; font-weight: bold; color: #333;">Nom de la société</p>
<!-- Contacts -->
<p style="margin: 5px 0;"><span style="color: #0078D4;">✉</span>
<a href="mailto:email@entreprise.com" style="text-decoration: none; color: #333;">email@entreprise.com</a>
</p>
<p style="margin: 5px 0;"><span style="color: #0078D4;">📞</span>
<a href="tel:+33123456789" style="text-decoration: none; color: #333;">+33 1 23 45 67 89</a>
</p>
<p style="margin: 5px 0;"><span style="color: #0078D4;">🔗</span>
<a href="https://linkedin.com/in/profil" target="_blank" style="text-decoration: none; color: #333;">LinkedIn</a>
</p>
<p style="margin: 5px 0;"><span style="color: #0078D4;">🌍</span>
<a href="https://www.entreprise.com" target="_blank" style="text-decoration: none; color: #333;">www.entreprise.com</a>
</p>
</td>
</tr>
</table>
Note : des outils sont à votre disposition sur le web pour vous aider à générer des signatures personnalisés avec l'ensemble des informations généralement requises. Des outils offrent notamment ce genre de service gratuitement (ex : Wisestamp, Gimmio, Signature Maker, Hubspot).
Ajouter une image dans la signature
Pour ajouter une image dans votre signature, rien de plus simple ! En passant par le site web : postimages.org vous venez héberger vos images sur une base de données libre. De cette manière pas besoin de clé, ou autre complexité inutile, pour personnaliser vos signatures.
Il vous suffit de déposer l'image que vous souhaitez ajouter dans vos signatures (logo d'entreprise, photo de collaborateur, bannière offre spéciale) et de copier/coller le Lien direct, généré par postimages.org, dans une balise HTML :
<img src="https://coller votre lien…" alt="Photo">
Bonus : si vous avez plusieurs images à déposer, à suivre en fonction des périodes ou encore à mettre à jour régulièrement, vous avez la possibilité de créer un compte Postimage.
: Pour encore moins de manipulations, on vous conseille de créer toute votre signature sur un word et de l'exporter au format .png. Comme-ça, même plus besoin de créer une signature dynamique sur Altior, il vous suffit de déposer l'image sur Postimage et de déposer le lien direct dans une signature avancée d'Altior.
L'envoi de mails personnalisés
L'interface d'envoi de mail d'Altior offre une gestion complète de vos courriels tout en permettant une personnalisation adaptée à vos habitudes d'utilisation.
Il est pensé selon que vous souhaitez passer par des modèles de mails, des expéditeurs enregistrés ou en saisie manuelle. Son objectif est clair : rendre plus efficace le traitement de vos emails, dans une optique de gain de temps, pour un avancement optimal de vos projets commerciaux.
Modèles Altior
Altior fournit pour votre première utilisation des templates de mails afin de faciliter la création et le lancement rapide de vos premiers courriels. L'objectif ici est de répondre à une problématique de rentabilité, de vos premiers projets sur l'outil, en vous offrant de quoi envoyer efficacement vos premiers documents à vos clients.
De cette manière vous pouvez commencer sans délai à éditer vos flux sans avoir à passer du temps à créer chaque modèle de zéro.
Par ailleurs, vous y trouvez des modèles composés selon les meilleures pratiques, ou encore basés sur l'utilisation de variables, pas toujours faciles à appréhender.
De quoi vous familiariser avec la fonctionnalité avant de passer à de la personnalisation de modèles.
Comprendre l'interface
Expéditeur, Destinataire & Copies
L'Expéditeur permet donc, une fois bien complété, à votre Destinataire de savoir précisément d'où vient le mail qu'il reçoit.
Comme nous l'avons vu précédemment il est essentiel de bien le compléter pour des soucis de crédibilité et d'image.
À côté de cela, des champs de copies (Cc & Cci) permettent de répondre plus spécifiquement aux besoins en terme de savoir inter-service, et/ou même de partage auprès de partenaires extérieurs.
- Le champ Cc reçoit généralement l'adresse de responsable(s), et/ou d'équipe(s) concernée(s) pour les tenir informés (ex : manager, service-après-vente).
- Le champ Cci reprend principalement les adresses d'autres parties prenantes, avec discrétion, nécessitant des copies (ex : direction ou service juridique).
- Le champ Réponse à, sous le
, indique l'adresse sur laquelle sont redirigées les réponses clients en fonction du collaborateur, du service ou de l'équipe appropriée (le client active cette action avec le
/ reply to de sa boîte mail).
La section de son côté reprend le fonctionnement tout ce qu'il y a de plus simple d'un courriel.
Avec son Objet et son Corps du mail, vous retrouvez les zones à compléter de votre message personnalisé en un coup d'œil. Que vous ayez un modèle par défaut, que vous ayez fait appel à un modèle () ou que ces champs soient vides, c'est un aperçu du mail que vous êtes sur le point de transmettre à votre client.
Alors attention à bien vous assurer que tout est conforme, une dernière fois, avant tout envoi de votre pièce.
"Intégrer la signature"
Enfin, avec le retrouvez, comme expliqué précédemment, la possibilité de joindre au corps de votre mail la signature paramétrée sur la fiche de votre expéditeur.
Notez que c'est en dé-sélectionnant cette action que vous pouvez choisir d'éditer manuellement votre signature. Pour cela il suffit de la rédiger directement dans le Corps du mail, comme vous feriez dans une boîte mail classique.
La Gestion Électronique de Documents
Pour finir, parlons un peu de la Gestion Électronique de documents (GED). Celle-ci peut être complétée d'un simple clic à l'édition de votre courriel et reprend plusieurs règles que vous pourriez avoir envie de connaître.
- D'abord, une édition de la pièce sur laquelle vous travaillez vient systématiquement compléter votre mail. Si vous êtes en train de monter votre facturation, c'est une facture provisoire que vous aurez dans l'espace Fichiers de votre mail (pour connaître tous les modèles disponibles, vous êtes invités à lire : Tous les modèles d'impression dans Altior, sur le sujet).
- Ensuite, tous les documents déposés dans la GED de votre pièce peuvent joindre votre mail pour envoi. Imaginons que vous aillez un certificat sur votre facture, vous avez la possibilité de le transmettre à votre client d'un simple clic.
- Enfin, tout Produit/Service composé d'une GED à sa fiche peut faire suivre ses documents sur les pièces en envois, pour un meilleur partage d'informations et une meilleure traçabilité des projets.
Et voilà vous savez tout sur comment Mettre en place des modèles de mails. Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur toutes nos fonctionnalités.
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