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Vous hésitez à utiliser votre plateforme de mail plus communément appelé Relais SMTP pour vos communications via Altior ? Sachez que ce paramétrage n'est pas obligatoire, mais il peut grandement améliorer la gestion de vos mails professionnels. Altior propose un relais par défaut, mais la configuration d'un relais SMTP personnalisé offre des avantages significatifs en termes de cohérence de marque et de gestion des réponses.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes de configuration, en vous donnant tous les outils nécessaires pour prendre une décision éclairée. Que vous choisissiez d'utiliser le relais SMTP ou non, vous serez équipé pour optimiser vos communications avec Altior.
Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement :
Avec ou sans relais SMTP
Avant de nous lancer dans l'explication du paramétrage du Relais SMTP au sein d'Altior, sachez que si vous ne possédez pas de mail professionnel au nom de votre entreprise et/ou que vous ne souhaitez pas la connecter, il n'est pas nécessaire pour vous de consulter cet article.
En effet, Altior fournit un relais SMTP par défaut qui permet de passer outre la connexion de votre plateforme de mails (cf. vignette suivante).
Accès aux paramètres
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En qualité d'Administrateur, vous pouvez configurer la plupart des pièces et champs présents dans Altior (listes déroulantes, comptabilité, champs personnalisés…). Pour cela il vous suffit d'accéder aux paramètres Altior, de cocher Paramètre dans la zone Affichage avancé de vos filtres, en bas à gauche de votre écran.
Tous les types de données paramétrables s'affichent, notamment les paramètres du Relais SMTP qui nous intéressent ici. |
Note : lancer une recherche, en plus des filtres, vous permet de cibler encore plus rapidement la fonctionnalité que vous souhaitez configurer.
Pourquoi un relais SMTP ?
SMTP, ou Simple Mail Transfert Protocole, est un processus sécurisé d'envoi de mails d'une messagerie à une autre. Il s'assure que ceux-ci arrivent à destination, les stocke et les délivre au bon destinataire.
Pour cela votre client de messagerie (ex : Outlook, Gmail...) se connecte au serveur SMTP, lui transmet le mail à envoyer, et lui confie la tâche de le faire parvenir au client de messagerie de votre destinataire.
Utilisation d'adresses professionnelles
En paramétrant un Relais SMTP, vous permettez à Altior d'envoyer tous les mails via vos propres adresses mails professionnelles. Ainsi, vos clients et fournisseurs recevront des messages provenant directement de votre domaine d'entreprise, ce qui renforce votre image de marque et la cohérence de vos communications.
Réception de réponses
Ce paramètre garantit également que toutes les réponses de vos interlocuteurs seront bien acheminées vers les boîtes de réception de votre société. Vous ne risquez donc pas de manquer des messages importants qui pourraient être filtrés ou bloqués si vous utilisez une adresse tierce.
Communication plus efficace
L'utilisation d'un relais SMTP professionnel améliore généralement la délivrabilité de vos mails. Les serveurs SMTP dédiés ont une meilleure réputation auprès des fournisseurs de messagerie, ce qui réduit les risques que vos messages soient considérés comme du spam par les adresses de vos interlocuteurs.
Comment bien configurer un relais SMTP
La configuration d'un relais SMTP vous permet de rediriger tous les mails qu'Altior envoie à vos clients et fournisseurs via vos adresses mails. Et, son paramétrage vous assure que toutes les réponses de vos clients/fournisseurs retomberont, pour sûr, sur les adresses de votre société.
Liste des relais disponibles
En sélectionnant la vignette Relais SMTP la liste des SMTP qui sont déjà connectés apparaît directement sur l'interface. Vous pouvez en ajouter de nouveaux, consulter l'existant ou bien modifier leurs informations.
Note : vous avez la possibilité de tester votre SMTP et de vous assurer de son fonctionnement en cliquant sur, envoyant ainsi un mail de test à l'adresse de votre choix.
Configurer un relais
Les informations générales
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D'abord vous avez les Informations générales. Il vous suffit :
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Les paramètres de connexion
La section Paramètres de connexion est souvent la plus complexe à compléter, car elle nécessite des informations techniques spécifiques.
Vous devez fournir à Altior, un Nom d'utilisateur et son Mot de passe, l'Hôte du relais (soit l'URL du serveur de votre client de messagerie) et son Port de connexion, et enfin 3 paramètres qui seront à activer ou non qui sont le SSL, le TLS et l'Authentification.
Deux options s'offrent à vous pour obtenir ces détails.
- Grands fournisseurs de messagerie : si votre plateforme de messagerie est gérée par une grande entreprise, vous trouverez probablement ces informations sur leur site web, dans la section d'aide de votre messagerie ou encore en passant par le support.
- Fournisseurs à plus petites échelles : si vous ne trouvez pas ces informations et que vous êtes certains de ne pas les trouver rapidement, le mieux à faire est de contacter le service client ou l'administrateur de votre plateforme de messagerie et de leurs demander de vous fournir les paramètres SMTP nécessaires dont vous avez besoin.
L'en-tête personnalisée
En ce qui concerne l'En-tête personnalisé, ou en-tête technique, elle permet de définir des règles permettant de tracer ou encore de suivre vos mails afin de savoir ce qu'ils deviennent une fois envoyés.
Pour la configurer, des connaissances avancées dans le web et la programmation sont nécessaires. Aussi nous vous déconseillons de l'utiliser puisqu'en l'état elle ne change en rien le contenu, ni le taux de délivrabilité de vos mails.
L'adresse d'envoi par défaut
De son côté la section Adresse d'envoi par défaut permet 2 choses : la première est de définir l'adresse avec laquelle tous vos mails vont être envoyés via Altior. Puis la seconde est le Nom de l'expéditeur par défaut qui apparaît sur vos mails si vous n'en définissez pas au moment de son envoi.
Note : la configuration actuelle des relais SMTP sur Altior ne permet pas de définir plus d'une adresse mail d'envoi. Nous vous conseillons donc de bien choisir cette dernière.
L'adresse sans réponse
Enfin l'Adresse sans réponse permet de définir comme la section précédente une Adresse mail et un Nom d'expéditeur.
La différence réside dans leur utilisation : ces informations ne sont appliquées que lorsqu'aucune adresse n'est spécifiée dans le champ Réponse à de votre mail.
Il est important de noter que ces champs sont facultatifs. Vous n'êtes donc pas obligé de définir une adresse de réponse spécifique. Si vous choisissez de ne pas le faire, ne vous inquiétez pas : vos destinataires pourront toujours répondre à vos mails. Dans ce cas-là, l'adresse mail d'envoi sera automatiquement utilisée comme adresse de réponse par défaut.
Tester un relais après configuration
Après avoir enregistré vos réglages, vous pouvez cliquer sur le bouton de la vignette Relais SMTP afin d'envoyer un mail de test, à l'adresse de votre choix, pour vous assurer du bon fonctionnement du relais.
Et voilà vous savez tout sur comment Paramétrer le relais SMTP dans Altior. Consultez nos autres articles Altior Community pour en apprendre plus sur les fonctionnalités d'Altior.