INFO : le SAV est un module optionnel. Pour l'activer, veuillez contacter votre commercial en charge de votre projet Altior.
Bienvenue dans cet article permettant de découvrir une pièce centrale du processus de service après-vente : la Fiche équipement.
Une fiche équipement rassemble toutes les informations d'un produit externe (expédié à un client) ou interne (une machine de votre usine/atelier par exemple). Elle permet de suivre tous les évènements de sa vie, de sa garantie à ses changements de propriétaire ou aux maintenances effectuées.
Cliquez sur le titre de la section qui vous intéresse pour y accéder directement :
Générer une fiche équipement automatiquement
Une fiche équipement peut être générée automatiquement ou manuellement. Le moyen le plus adéquat est de générer automatiquement une fiche équipement à la livraison.
Pour cela, vous devez vous rendre dans la fiche article, étape 12 - S.A.V, et cocher la case paramétrant la création automatique de la fiche équipement.
Après quoi, la livraison doit être complétée en respectant au moins une de ces deux conditions :
- La quantité à la ligne doit être de 1 (si supérieur à 1 et sans numéro de série, Altior ne peut différencier les équipements).
- Chaque ligne de mouvement de stock doit avoir un numéro de série associé
Note : Ces règles assurent une conformité et une identification plus claire des fiches équipement.
Enfin, dès l'instant où vous validerez votre livraison, la ou les fiches équipement seront immédiatement générées.
(Ceci fait, assurez-vous que la case soit bien remplie dans la colonne Équipement de votre livraison)
Note : Au besoin, ne pas hésiter à déplier les colonnes masquées en bas de votre tableau, en cliquant sur l'icône.
Générer une fiche équipement manuellement
Pour cela, écrivez équipement, fiche ou SAV dans la barre de recherche. Et sélectionnez-le pour créer une nouvelle fiche équipement.
Un écran s'ouvre et vous invite à remplir les champs d'informations. Quelques champs sont obligatoires et sont porteurs d'un astérisque *.
Note : par ailleurs, en remplissant complètement tous les champs, vous pourrez retrouver à l'ouverture de votre fiche équipement, en section Historique, les évènements déjà pré-remplis grâce au formulaire de création de la fiche.
L'encadré "Historique" reprend alors les tiers renseignés précédemment, l'affaire mais aussi le bon de livraison lié.
Historique, évènements et commentaires
La section Historique d'une fiche équipement permet de recenser tous les évènements de la vie d'un produit.
Listés par défaut par ordre de création, les évènements peuvent être de plusieurs types :
- Propriétaire, en cas de changement d'adresse de ce dernier ou de cession à un autre propriétaire, par exemple.
- Client installé, en cas de changement d'adresse de ce dernier ou de cession à un autre client, par exemple.
- Note, pour ajouter n'importe quelle information comme un rappel de maintenance, une vérification hebdomadaire de l'état du produit, etc.
- Destruction, pour entraîner la désactivation de la fiche équipement.
Créer un évènement
Pour créer un Évènement, cliquez sur pour ouvrir cette fenêtre :
Choisissez un type d'évènement dans la liste déroulante pour accéder aux champs propres à chaque type d'évènement. Les types Propriétaire et Client installé sont identiques et permettent d'indiquer un changement de tiers ou d'adresse ainsi que la date de ce changement.
Note : Les champs tiers sont particulièrement importants. Le propriétaire d'un article peut être soit votre client ou même le client final comme le client installé peut être le même mais avec une adresse différente.
Le type Note contient un champ texte, ressemblant à un petit éditeur de texte, et un champ commentaire.
Le type Destruction, quant à lui, comprend un motif (à choisir parmi une liste paramétrable depuis votre espace d'administration Altior) et un commentaire.
Une fois vos champs renseignés, cliquez sur pour valider la création de l'évènement.
Parcourir et modifier l'historique des évènements...
Parcourir l'historique...
À mesure que vous créez des évènements, ceux-ci s'ajoutent et se mettent en ordre en fonction de la date et l'heure de leur liaison.
- Dans l'encadré rouge vous retrouvez le nouvel évènement créé, sa date de création et l'utilisateur qui l'a ajouté.
- La zone soulignée, elle, correspond au lien de redirection vers votre pièce (ici une réception).
- L'icône entouré reprend les icônes des pièces, que vous pouvez retrouver sur les différentes interfaces d'Altior.
Il vous est fourni en permanence un menu latéral de sélection vous permettant de filtrer les évènements par type afin de pouvoir les trouver plus facilement dans l'historique.
Les facettes à cocher activent un filtre plus efficace vers un type précis d'évènements (ex : je recherche tous les devis de vente liés à mon article).
Et modifier l'historique
Une fois tous les champs renseignés et votre Évènement de créé, ce dernier, va se ranger à la suite dans l'Historique de la fiche équipement.
Une fois validé, l'évènement verrouille ses propriétés si bien qu'il n'est dès lors plus possible d'en modifier les informations (puisque l'intérêt ici est bien de développer le principe d'historique d'article).
Cela signifie qu'en cas de changement de propriétaire, de client, de devis comme de réception tout doit être renseigné à la création du nouvel évènement. Ainsi se poursuivent les étapes de vie de l'article.
Note : De même, si une erreur à la création d'un évènement venait à arriver, il est préférable de le supprimer en cliquant sur, puis
et de recommencer.
Ajouter un commentaire sur un évènement
Le Commentaire est une fonctionnalité très pratique qui vient compléter les Évènements et le principe d'Historique.
Son objectif est de remplir un rôle de complément d'informations sur n'importe quel type d'évènement (ex : sous une Affaire on peut ajouter qu'il s'agit d'un "Rattachement exceptionnel").
Maintenant, comment créer un commentaire ?
- Vous rendre sur l'évènement à commenter
- Cliquer sur le
- Un écran avec un champ Commentaire apparaît
- C'est maintenant à vous d'ajouter votre commentaire
- Pour valider cliquez sur
, pour annuler cliquez sur
.
Note : le Commentaire est une propriété unique et sert notamment à échanger des informations entre les différents profils d'Altior, au sujet d'articles et d'évènements sur lesquels une attention particulière doit être portée.
Générer des garanties
Les garanties, éléments fondamentaux du service après-vente, sont également à retrouver directement sur la fiche équipement d'Altior.
Petite subtilité cependant dans la façon d'ajouter une garantie puisqu'elle peut être attribuée à l'article automatiquement ou manuellement.
Les garanties automatiques
En ce qui concerne la garantie automatique, comme vu précédemment dans Générer une fiche équipement automatiquement, elle se configure directement à partir de la fiche produit.
- Pour cela il faut vous rendre dans la fiche produit
- Accéder à l'étape
S.A.V
- Cliquer
pour ajouter une garantie
- Puis compléter les champs de garantie
- Enfin, cliquer
ou
pour valider, ou bien
La garantie sera donc générée automatique, selon son paramétrage, à la validation du bon de livraison.
Note : Altior ne pose aucune limite dans le nombre de garanties que vous pouvez ajouter sur une même fiche équipement.
Les garanties manuelles
Pour ajouter une garantie manuellement, c'est très simple. Il suffit de se rendre directement sur la fiche équipement de votre article, accéder à l'interface complet et de vous rendre sur l'encadré Garantie.
Note : Pour ajouter une garantie à une déjà existante, il suffit de cliquer surpour qu'un nouveau formulaire apparaisse et vous permette de remplir de nouvelles informations.
Lier des pièces à une fiche équipement
Ordre de fabrication, Devis d'achat, Devis de vente, ou encore Réception, toutes les pièces disponibles sur Altior peuvent être liées à une même fiche équipement (mais contrairement à un évènement classique, elles ne peuvent pas être ajoutées directement depuis celle-ci, comme vu précédemment).
Pour cela, il est important de bien avoir en amont, dans la base Altior, une fiche équipement afin de la lier à chacune de vos pièces en entrant, dans la colonne "Équipement", sa référence.
Prenons le cas d'un Devis de vente :
- Créer un devis de vente
- Remplir les champs importants (tiers, devis, livraison, etc.)
- Entrer les informations concernant l'article
- Puis cliquer sur "Afficher les colonnes"
- Faire glisser le tableau tout à droite avec la barre de navigation
- Sélectionner la colonne "Équipement"
- Entrer la référence de la fiche équipement dans la cellule de la ligne voulue
Et voilà, vous savez comment lier n'importe quelle pièce de flux à une fiche équipement.
Vous savez désormais tout de la Fiche équipement d'Altior ! N'hésitez pas à consulter les articles de la Communauté Altior pour découvrir l'ensemble des fonctionnalités disponibles.